Definition: Es handelt sich hierbei um die Ausgabe von Essensgutscheinen oder auch Restaurantschecks an die Arbeitnehmer, die bei Supermärkten, Bäckereien, Metzgereien, Imbissbuden oder Gaststätten gegen Abgabe von Lebensmitteln eingelöst werden können.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Erhalten Arbeitnehmer Essensmarken oder Restaurantschecks, die außerhalb des Betriebs eingelöst werden können, ist der Wert der Mahlzeit beim Arbeitnehmer nur mit dem amtlichen Sachbezugswert (2016: 3,10 Euro, wird jährlich neu festgesetzt) anzusetzen, wenn:
- tatsächlich Mahlzeiten abgegeben werden. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
- für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird,
- der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und
- die Essensmarke an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die keine Auswärtstätigkeit ausüben oder die eine Auswärtstätigkeit ausüben und denen keine Verpflegungspauschale zusteht.
Der Vorteil liegt darin, dass der Sachbezugswert auch dann anzusetzen ist, wenn der Wert des Essensgutscheins nicht mehr als 3,10 Euro über dem Sachbezug liegt. Wird beispielsweise in 2016 ein Essensgutschein von 6,20 Euro an den Arbeitnehmer weitergegeben, ist nur ein Betrag von 3,10 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dieses bedeutet, dass ein Wert in Höhe von 3,10 Euro je Essensgutschein steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.
Voraussetzungen: Im Grundsatz darf der Arbeitgeber nur einen Essensgutschein für jeden Arbeitstag an die Arbeitnehmer ausgeben, die keine Auswärtstätigkeit ausüben. Nach den Verwaltungsanweisungen kann der Arbeitgeber dabei auf eine Überwachung der Abwesenheitstage verzichten, wenn er pro Arbeitnehmer nicht mehr als 15 Essensgutscheine monatlich ausgibt und dabei diejenigen Arbeitnehmer ausklammert, die im Jahresdurchschnitt mehr als drei Arbeitstage im Monat eine Auswärtstätigkeit ausüben. Die eingelösten Essensgutscheine brauchen vom Essensmarken-emittenten nicht zurückgegeben werden. Aufzubewahren sind lediglich die Abrechnungen mit den Annahmestellen, aus denen sich ergeben muss, wie viele Essensgutscheine mit welchem Verrechnungswert eingelöst worden sind.
Laufender Verwaltungsaufwand: Aufgrund dieser gesetzlichen Regelung bieten inzwischen einige Anbieter (z.B. Edenred, Sodexo) gegen geringe Gebühren die Zurverfügungstellung von Essensmarken an, die an sehr vielen verschiedenen Stellen (auch Supermärkte, McDonald‘s und viele mehr) als Zahlmittel akzeptiert werden. Die Gutscheine werden monatlich dem Unternehmen zugeschickt, das die Gutscheine nur noch verteilen muss. Auch die notwendigen Nachweise werden regelmäßig zur Verfügung gestellt.
Einwendungen des Arbeitnehmers: Mögliche Einwendungen des Arbeitnehmers bestehen nicht.
Akzeptanz: In der Praxis zeigt sich eine sehr unterschiedliche Akzeptanz bei den Arbeitnehmern. In größeren Städten ist die Akzeptanz größer, in kleineren Gemeinden eher geringer. Der Baustein ist trotzdem sehr interessant, da das Einsparpotenzial sehr groß ist.
Einsetzbarkeit: Die Essensgutscheine sind bei allen Arbeitnehmern einsetzbar, die keine Auswärtstätigkeit ausüben.
Einsparpotenzial (berechnet nach dem Beispiel aus Teil 1 der Serie Nettolohnoptimierung): Bei einem steuer- und sozialversicherungsfreien Betrag von monatlich 46,50 Euro (15 Essensgutscheine im Monat) ergibt sich in der Berechnung 1 (gleiche Nettoauszahlung für den Arbeitnehmer, siehe Teil 1) eine monatliche Ersparnis für den Arbeitgeber von 57,50 Euro, was einer jährlichen Ersparnis von 690,00 Euro entspricht. Erhöht man alternativ den Nettolohn des Arbeitnehmers bei gleich hohen Kosten für den Arbeitgeber (Berechnung 2), ergibt sich eine höhere Nettoauszahlung von 25,48 Euro. Dieses entspricht einer jährlichen Nettolohnerhöhung von 305,76 Euro.
Zusammenfassende Beurteilung: Die Essensgutscheine wären ein optimaler Baustein, wenn die Akzeptanz bei den Arbeitnehmern höher wäre. Liegt im Unternehmen eine hohe Arbeitnehmerakzeptanz vor, ist der Baustein außerordentlich gut, da das Einsparvolumen hoch und der Verwaltungsaufwand bei richtiger Gestaltung gering sind.
Teilen:
