Ein PR-Konzept wird zwei Wochen später geliefert als geplant. Das Layout eines Flyers sieht wesentlich anders aus als besprochen. Der beauftragte Website-Text strotzt nur so vor Tippfehlern und SEO-optimiert ist er auch nicht. Das alles kann passieren in der Zusammenarbeit mit einem Freelancer. Stress und Ärger mit dem eigenen Vorgesetzten oder auch dem Kunden sind dann vorprogrammiert. Die fachliche Kompetenz des Freelancers ist das eine – die persönliche Chemie mit ihm/ihr das andere. Was bringt es, wenn das Ergebnis stimmt, das Zwischenmenschliche aber nicht? Wenn das Vertrauen fehlt oder sehr unterschiedliche Charaktere und Meinungen aufeinandertreffen, sodass Spannungen entstehen? Noch komplizierter wird es, wenn man mit mehreren Freelancern gleichzeitig zusammenarbeitet und die sich womöglich untereinander nicht riechen können. Eine wahre Herausforderung für den Auftraggeber also, die „Horde“ zu bändigen. Wer allerdings auf ein paar wesentliche Dinge achtet, hat gute Chancen, eine vertrauensvolle und langfristige Geschäftsbeziehung mit seinen Freelancern aufzubauen, um viele gemeinsame Projekte zu stemmen.
Der erste Eindruck zählt – sowas von
Besonders gut fährt man natürlich mit einem Freelancer, der sich schon in früheren Projekten bewiesen hat. Wenn der aber mal keine Kapazitäten hat oder die Aufgabenstellung einfach eine andere Expertise erfordert – dann ist eine neue Person gefragt. Und hier zählt besonders der erste Eindruck. Dieses Credo sollten Sie bereits bei der Geschäftsanbahnung mit dem neuen Freelancer beherzigen. Um den passenden für eine bestimmte Aufgabe zu finden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Wer etwa einen guten Texter oder Grafiker sucht, kann über bestimmte Portale Profile filtern und anschauen. Facebook hat teils ortsspezifische Gruppen gegründet, in der sich sowohl suchende Freelancer als auch Auftraggeber mit bestimmten Anforderungen tummeln. Oder: „Die Suche nach dem Neuen funktioniert meistens über Empfehlungen. Empfehlungen von anderen Freelancern oder auch von Kunden“, sagt Ute Koch. Die 36-jährige Düsseldorferin ist seit 15 Jahren als Projektmanagerin in Kommunikationsagenturen tätig und seit drei Jahren nebenbei auch selbstständig mit ihrer Firma NettWerk. Sowohl in ihrem Angestelltenverhältnis als auch in ihrer Selbstständigkeit hat sie täglich mit ganz unterschiedlichen Freelancern zu tun – vom Programmierer über den Texter bis hin zum Webdesigner. „Die Empfehlung basiert natürlich auf Vertrauen. Und wer schon viele Jahre gut mit einem Freelancer zusammenarbeitet, kann meistens auch eine verlässliche Empfehlung aussprechen“, ergänzt sie. Gerade Einzelkämpfer leben von solchen Weiterempfehlungen und wissen: Wenn sie enttäuschen, spricht sich das heutzutage schneller herum als man gucken kann. Der erste Kontakt mit dem designierten Freelancer sollte – gerade bei einem größeren Projekt – persönlich sein. Die Grundsympathie kann man sowohl bei einem gemeinsamen Essen als auch bei einem formalen Termin im Konferenzraum abchecken. Ist die vorhanden, geht es ans erste Briefing. Immens wichtig hier für beide Parteien ist eine schriftliche Dokumentation. Wesentliche Bestandteile dieser Dokumentation sind: die konkrete Aufgabenstellung, das Hintergrundwissen für die Beteiligten, Ziele, verwendete Materialien, Kostenvorgaben, Timing. Die möglichst konkrete Verschriftlichung schafft nicht nur die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt, sie lässt Sie als Auftraggeber ebenfalls in einem guten Licht dastehen (auch das spricht sich rum!). Sehr wichtig, weil häufiger Streitpunkt: Passen die Budgetvorgaben des Auftraggebers und Preisvorstellungen des Freelancers zusammen? Zum Briefing gehört natürlich auch die Vertraulichkeitserklärung des Freelancers zum Umgang mit Projektmaterialien und Daten.
Damit es weiter gut läuft
Ist der Grundstein gelegt, gilt es die Freelancer auch im Projektverlauf zu bändigen. „Bei einem neuen Freelancer ist es in der Regel immer besser, mit kleineren Projekten zu starten. Wenn der erste Job dann läuft, kann man andere, auch größere, Projekte in Aussicht stellen. Das motiviert und zeigt auch das Interesse auf Auftraggeber-Seite an einer langfristigen Zusammenarbeit“, erklärt Ute Koch. Überhaupt haben beide Parteien in der Regel ja ein Interesse an einer längerfristigen Kooperation: Wenn man sich kennt und vertraut, können Synergien genutzt werden, Abläufe funktionieren reibungsloser und schneller, dadurch werden wiederum Kosten gespart. Damit das gemeinsame Projekt nicht aus dem Ruder läuft, sind Meilensteine wichtig, an denen bestimmte Dinge erledigt sein müssen. Es gibt zwar viele akribische Auftraggeber, die sich ohnehin proaktiv nach dem Projektstand erkundigen – das entbindet den Freelancer aber nicht von seiner Bringschuld: „Wenn er zeitlich in Verzug kommt oder Dinge nicht so funktionieren wie geplant, muss er das rechtzeitig kommunizieren“, so Koch. Eine dicke Nachberechnung von nicht geplanten Leistungen oder ein grober Fehler in der Produktion leitet nicht selten ein juristisches Prozedere mit dem Kunden ein. Umso wichtiger ist es, solche Punkte auch vertraglich zu fixieren und als Auftraggeber eine entsprechende Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen. Um Zeit und Kosten in Schach zu halten, gibt es zudem viele gute Arbeitshilfen: „Mite“ oder „Trello“ etwa sind beliebte online-basierte Projektplanungs-Tools, in die auch Freelancer eingebunden werden können. Der Auftraggeber kann so geleistete Zeiten und Aufgaben gut kontrollieren.
Freelancer ist nicht gleich Freelancer
Natürlich kommt es auch auf das Zwischenmenschliche an. „Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern, insbesondere wenn es mehrere sind, braucht man viel Empathie“, sagt Ute Koch. Man müsse teilweise den Spagat hinbekommen zwischen professioneller Distanz und emotionaler Verbundenheit – quasi etwas Zuckerbrot und Peitsche. Und dieses Prinzip gilt es dann wiederum auf teilweise ganz unterschiedliche Charaktere zu justieren. Man muss sowohl den sachlich-technischen Programmierer zu nehmen wissen als auch den hochemotionalen und perfektionistischen Kreativen. Und man muss ausloten, wie solche Persönlichkeiten am besten mit Kritik umgehen, wenn es mal nicht so läuft. „In gewissem Maße sollte man sich auf die Eigenschaften einlassen, damit der jeweilige Freelancer zur Bestform aufläuft“, rät Koch. Schaden könne es auch nicht, sich mal an die eigene Nase zu packen, wenn es im Projekt mal hapert. Erstrecht, wenn man langfristig und vertrauensvoll zusammenarbeiten will.
Thomas Corrinth I redaktion@regiomanager.de
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Fotostrecke
Ute Koch ist Projektmanagerin und Inhaberin der Agentur NettWerk.
Foto: © dervish15 – stock.adobe.com
(Foto: ©Milles Studio – stock.adobe.com)
