1 CHECKLISTE ANLEGEN
Unvorhersehbare Ereignisse bringen Unsicherheit ins Unternehmen. Um im Notfall schnell und umsichtig handeln zu können, hilft eine Checkliste. Was ist zu tun? Wann? Von wem? Eine Übersicht mit den wichtigsten regelmäßig anstehenden Erledigungen, Terminen und Kontaktdaten hilft, den Überblick zu behalten. Ihre Stellvertreter oder Vertrauenspersonen sollten wissen, dass es diese Liste gibt und wo sie abgelegt ist.
Tipp: Aktualisieren Sie diese Liste von Zeit zu Zeit. Besonders die Kontaktdaten der innerbetrieblichen Ansprechpartner, Geschäfts- und Kooperationspartner, Steuerberater und Banken sollten auf dem neuestem Stand sein.überwinden.
2 VERTRETER BENENNEN
Regeln Sie frühzeitig die vorübergehende Betriebsleitung. Benennen Sie eine Person, die Sie in der Geschäftsführung vertritt. Das sollte auch kommuniziert werden – betriebsintern und extern. Bestimmen Sie genau, welche Befugnisse der Vertreter hat und über welchen Zeitraum hinweg. Darf er z.B. nur Geschäfte bis zu einer bestimmten Höhe abschließen, Absprachen mit Banken, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten treffen oder erhält er die volle Prokura? Idealerweise sollte Ihr Stellvertreter sich in einem Teilbereich als Führungskraft bewährt haben. Von Vorteil ist es, wenn diese Person auch bei der Hausbank und bei Lieferanten bekannt ist. In kleineren Betrieben spielen mitarbeitende Ehegatten oft eine wichtige Rolle – diese können im Notfall von versierten Mitarbeitern unterstützt werden. Tipp: Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie verantwortliche Personen regelmäßig über Vorgänge im Betrieb informieren. Zumindest Ihr Stellvertreter oder Handlungsbevollmächtigte sollten über aktuelle Dinge Bescheid wissen: Welche Termine stehen an? Wie sieht die Auftragslage aus? Wo gibt es Probleme? Ein wöchentlicher Jour fixe zum Informationsaustausch wäre ideal.
3 GELDTRANSAKTIONEN SICHERSTELLEN
In einem Notfallplan sollte die Verantwortlichkeit für wichtige Abläufe geklärt werden. Allen voran sollte das Finanzielle geregelt sein. Wer kümmert sich um die zeitgerechte Bezahlung von Lieferantenrechnungen? Die termingerechte Überweisung von Leasingraten? Wer behält die Kontenstände und die strikte Einhaltung der festgelegten Kreditlinien im Auge? Wer stellt den Kunden Rechnungen und überprüft den Eingang der Kundenzahlungen? Und nicht zuletzt: Wer ist für die Gehaltsabrechnungen zuständig?
Tipp: Die Abwicklung bzw. Aufrechterhaltung aller laufenden Geldtransaktionen sollte möglichst nie auf einer Schulter lasten. Zumindest sollten regelmäßige Rücksprachen mit einer zweiten Vertrauensperson erfolgen. So werden die Finanzgeschäfte auch im Krankheitsfall der betreffenden Mitarbeiter oder in der Urlaubszeit gewährleistet.
4 WEITERE VERANTWORTLICHKEITEN
In einem Notfallplan sollten auch folgende Zuständigkeiten klar geregelt werden: Wer kümmert sich um die Abwicklung der gesamten Produktions- bzw. Dienstleistungsprozesse, insbesondere um die Fertigstellung bereits begonnener Aufträge, die pünktliche Auslieferung und um neue Akquise? Benannt werden sollten auch Verantwortliche für die Materialbeschaffung und Lagerhaltung, für wichtige Personalangelegenheiten und für das Fuhrparkmanagement. Tipp: Die klare Aufgabenverteilung ist generell sinnvoll, nicht nur im Notfall.
Es entlastet die Unternehmensleitung und führt bei den Mitarbeitern zu einer höheren Identifikation mit dem Unternehmen.
5 VOLLMACHTEN AUSSTELLEN
Damit die Geschäfte bei Ihrer Abwesenheit ohne Verzögerungen weiterlaufen und rechtlich überhaupt möglich sind, sollten Sie für Ihre Vertretung Vollmachten ausstellen. Eine Generalvollmacht gilt meist für den Ehegatten oder Betriebsnachfolger. Teilvollmachten und Prokura erhalten direkte Chef-Stellvertreter oder leitende Angestellte. Wichtig ist vor allem eine Bankvollmacht. Sinnvoll können auch Vollmachen für den Steuerberater und den Rechtsanwalt sein. Vermögenssorgevollmachten, die über den Tod hinausgehen, kommen vor allem für Ehegatten infrage. Tipp: Hinterlegen Sie diese Vollmachten beim Notar und vermerken Sie im Notfallplan, wer welche Vollmachten erhalten hat und bei welchem Notar diese aufbewahrt werden.
6 QUALITÄTSMANAGEMENT
Haben Sie Ihre Abläufe im Unternehmen ausreichend dokumentiert? Ein Organigramm oder ein Qualitätsmanagementsystem verschaffen einen guten Überblick und regeln die Aufgaben und Kompetenzen. In kleineren Betrieben helfen auch schon Stellenbeschreibungen weiter. Tipp: Betriebsabläufe sind oft sehr komplex. Es ist nicht immer einfach, an alles zu denken. Berater der Kammern, der Fachverbände oder externe Unternehmensberatungen
könnten beim Aufbau eines Qualitätsmanagements behilflich sein.
7 WICHTIGES SCHRIFTLICH FESTHALTEN
Sind Sie ein Chef, der sich alles gut merken kann? Der sich deswegen kaum etwas notiert? Es ist schön, wenn man alles im Kopf behalten kann. Im Notfall hilft es allerdings wenig, wenn nur Sie Bescheid wissen. Im Idealfall sollten alle wichtigen Gespräche protokolliert werden. Dies gilt vor allem für Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern. Auch betriebsinterne Vereinbarungen und Planungen sollten schriftlich fixiert werden. Ein gutes Ablagesystem (digital und analog) sollte ebenfalls vorhanden sein.
Tipp: Gewöhnen Sie sich an, auch regelmäßige Meetings wie ein Jour fixe zu protokollieren. Ein stichwortartiger Abriss genügt. Die wichtigsten Ergebnisse können kurz und knapp formuliert werden.
8 PINs und Schlüssel
Ist geklärt, wo Passwörter, PINs, TANs und Schlüssel aufbewahrt werden? Und wer welche sensiblen Daten kennt? Im Notfallplan sollte auch dieser Punkt festgehalten werden, damit der Zugang zu Betriebsräumen, zum Online-Banking oder in die betriebsinternen Datenbanken möglich ist. Tipp: Verwahren Sie diese Unterlagen an einem sicheren Ort – beispielsweise bei einer Vertrauensperson aus Ihrer Familie oder einem engen Berater. Wenn man diese Unterlagen in Bankschließfächern oder Tresoren lagert, müssen diese Schlüssel oder Codes wiederum extra verwaltet werden.
9 UNTERLAGEN ZUSAMMENSTELLEN
Die vorhergehenden Tipps haben gezeigt, dass einige Vorkehrungen im Tagesgeschäft erledigt werden können. Für das Zusammenstellen der wichtigsten Unterlagen bzw. Kopien der Unterlagen sollte man sich extra Zeit nehmen. Überprüfen Sie die Dokumente regelmäßig, etwa wenn es Änderungen im Gesellschafterkreis gibt oder neue Großaufträge anstehen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Materialien, die im Notfallkoffer liegen sollten:
- Liste mit Kontaktdaten
- Versicherungspolicen
- Kreditverträge
- Gesellschaftsvertrag
- Kopien der Vollmachtsurkunden
- Zweitschlüssel
- EDV-Passwörter
- Unterlagen für das Online-Banking
- Kfz-Brief
- Rezepturen/Patente
- Testament
Tipp: Regelungen wie ein Ehevertrag, Erbvertrag, Vermögensvorsorgevollmacht, Testament etc. sind juristisch meist komplex und mit weitreichenden Konsequenzen verbunden. Beziehen Sie deshalb Fachleute wie Rechtsanwälte, Notare oder den Steuerberater mit ein.
10 NOTFALLPLAN TESTEN
Ihr nächster längerer Urlaub ist eine ideale Probezeit: Testen Sie, ob Ihr Notfallplan in der Praxis standhält. Haben Sie verbindlich geregelt, wer das Sagen hat, wenn Sie länger im Betrieb ausfallen? Sind es Ihre Mitarbeiter gewohnt, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten? Reichen die Aufzeichnungen aus, wo wichtige geschäftliche Unterlagen, Verträge, „Rezepturen“ und Kalkulationsgrundlagen zu finden sind? Tipp: Setzen Sie sich nach Ihrem Urlaub mit Ihren Mitarbeitern oder Abteilungsleitern zusammen und hören Sie nach, ob alles rundgelaufen ist. Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl und fragen Sie gezielt nach einzelnen Abläufen, falls überhaupt keine „Fehlermeldungen“ kommen. Eventuell traut sich niemand in großer Runde, zuzugeben, dass nicht alles gut gelaufen ist. Beim gemeinsamen Mittagsessen kommen vielleicht andere Dinge zur Sprache.
Claudia Schneider | redaktion@regiomanager.de
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