Wer Einsatz- und Servicepläne noch auf Papier erstellt, benötigt sehr viel Zeit, um seine Daten immer wieder in eine digitale Form zu bringen. Genauso lief es bisher bei einem großen iQbis-Kunden, der europaweit Serviceleistungen für Rohrleitungssysteme erbringt. Hier mussten sich mehrere Mitarbeiter regelmäßig tagelang durch unüberblickbare Stapel an Laufzetteln kämpfen, um die darauf befindlichen Informationen in umfangreiche Excel-Tabellen zu übertragen. Die Daten von den Laufzetteln wurden für Kundennachweise, interne Planung, Verrechnungen und Lohnabrechnungen benötigt.
Durch iQbis wurde der komplette Prozess digitalisiert. Die Arbeiten werden in dem Unternehmen jetzt per Laptop, Tablet oder Handy-App durchgeführt. Papierzettel werden nur noch eingesetzt, wo es nicht anders geht – wie zum Beispiel aufgrund von Sicherheitsvorschriften in Kernkraftwerken. „Die digitale Projekt-Zeiterfassung ist für unseren Kunden ein enormer organisatorischer Vorteil. Die Prozesse laufen deutlich schneller und fehlerfreier ab“, freut sich Walter Maiwald, einer der Geschäftsführer des IT-Consulting-Unternehmens. „Dabei kann unsere Software sowohl für das Workforce- wie für das Workflow-Management eingesetzt werden. Durch die Digitalisierung des Prozesses wissen die Verantwortlichen mit wenigen Klicks, welches Teammitglied wo und wann im Einsatz ist, welche Aufträge anstehen und welche Ressourcen dafür benötigt werden.“
iQbis-Software wird von Großkunden und regionalen Mittelständlern genutzt
Das Mülheimer Systemhaus iQbis hat sich auf Digitalisierungslösungen für Unternehmen der Branchen Service und Wartung spezialisiert. Das Angebot des Dienstleisters umfasst Beratung, Analyse von Prozessen und Umsetzung kundenspezifischer Lösungen. Hierzu nutzt iQbis eigene Produkte wie auch Produkte anderer Anbieter. iQbis wurde von den IT-Experten Walter Maiwald und Peter Maldaner gegründet, die beide davor bei debis und nach dem Verkauf des Unternehmens für die Telekom gearbeitet haben. 2008 entschieden sie, sich mit dem Angebot Software-Entwicklung für Service-Unternehmen selbstständig zu machen. Inzwischen hat iQbis 30 Beschäftigte. Zu den Kunden gehören Großunternehmen wie Siemens oder Vodafone, aber auch Mittelständler aus NRW.
Es macht Sinn, die Digitalisierung von Einsatz- und Serviceplanung zu kombinieren
„Die Wichtigkeit von Service-Digitalisierung haben wir schon bei der Telekom begriffen, wo Techniker früher nach Kundenterminen oft zur Zentrale zurückkamen, um sich neue Aufträge abzuholen. Inzwischen läuft dies zu 100 Prozent digital – die Disposition der Aufträge erfolgt zu ca. 80 Prozent automatisch. Die wichtigsten Ersatzteile haben die Servicetechniker in ihrem Fahrzeug vorrätig“, berichtet der zweite iQbis-Geschäftsführer Peter Maldaner. Auch auf diesen Erfahrungen basierend ist die Digitalisierung einer kombinierten Einsatz- und Serviceplanung heute eine Spezialität von iQbis – wie zum Beispiel bei der Organisation von internen Reparatur-Prozessen, wo früher ebenfalls mit Laufzetteln gearbeitet wurde. „Hier beginnen wir mit der Digitalisierung der Auftragsannahme, um dann die Material- und Ressourcenbeschaffung, die zeitliche Planung der Reparatur und deren Fertigstellung digital abzubilden“, ergänzt Kundenbetreuer Sven Deege. Ein ganz anderes Beispiel aus der iQbis-Praxis ist die digitale Personalplanung für ein bundesweit tätiges Gastronomieunternehmen, bei der unter anderem auch die lokalen Wetterprognosen und Veranstaltungen in die Planung einbezogen werden.
Es geht darum, Jobs hochwertiger zu machen
Für viele iQbis-Kunden ist Zeiterfassung der Einstieg in die Zusammenarbeit. Anschließend werden oft weitere Module wie Personalplanung, Service-Planung und die Nachkalkulation von Leistungen einbezogen. „Dabei geht es um Controlling, nicht um Kontrolle“, betont Walter Maiwald. Ein wichtiges Software-Tool ist für viele Unternehmen auch das Skill-Management. Dabei erfasst man digital die Fähigkeiten der Mitarbeiter und kennt so deren Einsatzmöglichkeiten. Durch die gleichzeitige Erfassung des Alters kann man besser planen, wo jüngere Teammitglieder geschult werden müssen, um Wissen für das Unternehmen zu bewahren.
„Es geht heute nicht mehr darum, Stellen abzubauen. Im Gegenteil, es geht darum, Arbeit besser zu organisieren“, weiß Walter Maiwald. „Durch den Software-Einsatz werden Jobs hochwertiger und interessanter. Teammitglieder, die bisher mit einfachen Arbeiten wie der Dateneingabe beschäftigt waren, werden besser qualifiziert“, ergänzt Peter Maldaner. „Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel und den demografischen Wandel ist das eine wichtige Aufgabe“, sind die iQbis-Geschäftsführer überzeugt. „Wir freuen uns, wenn wir mit unserem Unternehmen dazu beitragen können, Unternehmen und deren Mitarbeiter fit für die Zukunft zu machen!“
IQbis consulting
Lahnstr. 35
45478 Mülheim
Ein Porträt des Unternehmens und weitere Informationen zu IQbis consulting finden Sie HIER
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(© Caroline Schlüter)
Peter Maldaner und Walter Maiwald (v.l.) bilden die Geschäftsführung der iQbis consulting GmbH (© Caroline Schlüter)
Produktmanager Sven Deege (l.) im Gespräch mit den beiden Geschäftsführern (© Caroline Schlüter)
