Das Fax war lange Dauerbrenner im Büroalltag, wird aber immer weniger genutzt – denn deutsche Unternehmen kommunizieren zunehmend digital. So verwenden aktuell nur noch sechs von zehn Unternehmen (62 Prozent) das Faxgerät häufig zur internen oder externen Kommunikation. Das ist ein deutlicher Rückgang um 17 Prozent in nur zwei Jahren. Laut Digitalverband Bitkom waren es 2016 noch acht von zehn (79 Prozent) Unternehmen, die häufig per Fax mit Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern kommunizierten. Für die neuen Zahlen hat Bitkom 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern repräsentativ befragen lassen. „Das analoge Fax hat langsam ausgedient. Die Unternehmen gehen mit der Zeit und haben erkannt, dass digitale Kommunikation den Büroalltag schneller, einfacher und flexibler macht“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom.
Eine Alternative zum Fax ist die digitale Signatur. Deren Vorteile sind umfangreich, denn sie sorgt dafür, dass Prozesse, die einer Unterschrift bedürfen, durchgängig elektronisch gestaltet werden können. Die digitale Signatur nutzen inzwischen 13 Prozent der Unternehmen. Weitere 8 Prozent planen sie in den kommenden zwölf Monaten einzuführen. Über E-Mail korrespondieren alle Unternehmen häufig (2018 und 2016: 100 Prozent), aber auch andere digitale Kommunikationskanäle holen auf. Beliebter werden vor allem Onlinemeetings und Videokonferenzen, die fast jedes zweite Unternehmen häufig einsetzt (47 Prozent, 2016: 40 Prozent). Über ein Drittel aller Firmen (38 Prozent) verfügt inzwischen über ein Mitarbeiter- oder Kundenportal, über das häufig kommuniziert wird. 2016 tauschte sich erst jedes vierte Unternehmen (28 Prozent) häufig darüber aus.
33 Prozent drucken weniger
Während Smartphones im privaten Umfeld das bei weitem wichtigste Kommunikationsmittel darstellen, nutzt erst jedes zweite Unternehmen (51 Prozent, 2016: 51 Prozent) Handys oder Smartphones häufig zur internen oder externen Kommunikation. Über ein Drittel der Unternehmen (38 Prozent) setzt dabei auch auf Kurznachrichtendienste oder Messenger-Apps.
In jedem dritten Unternehmen wird heute weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr. Bei den Großkonzernen ist es knapp die Hälfte, die laut Bitkom auf Ausdrucke verzichtet. 46 Prozent der Unternehmen geben an, gleich viel auszudrucken als noch vor einem Jahr. Bei 19 Prozent sind es sogar mehr ausgedruckte Dokumente.
Die Einführung des viel beschworenen „papierlosen Büros“ ist aus Sicht von Thomas Grothkopp „heute keine Frage der Technik, sondern eine Frage der Unternehmensphilosophie, der Veränderungsbereitschaft von und in Unternehmen – und sicher auch der Investitionsbereitschaft“. Prozesse liefen voll digital anders ab als in gemischten Systemen mit dem Medium Papier, sagt der Geschäftsführer des Handelsverbands Büro und Schreibkultur (HBS). Hier müssten Mitarbeiter eingebunden, motiviert und „mitgenommen“ werden. Es müsse Vertrauen in Netze und Technologien gefasst werden, wozu viele Empfehlungen und positive Erfahrungen notwendig seien. „Zwangsläufig haben Unternehmen mit einer hohen Zahl älterer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Umsetzungsprobleme als solche mit vielen jungen ,Innovationstreibern‘.“
Klar ist für ihn: „Die Bürotechnikbranche ist längst digital.“ Die Geräte seien vernetzt, IT, mobile Geräte, Paper-Output-Systeme, das digitale Dokumentenmanagement seien heute uneingeschränkt verfügbar. Fachbetriebe böten hier umfangreiches Know-how. „Im Mittelpunkt stehen diese Fragen: Wie kann die lückenlose Verfügbarkeit an sieben Tagen in der Woche zu 24 Stunden gewährleistet werden? Wie steht es um die Datensicherheit gegen internen und externen Missbrauch? Wie verträgt sich damit mobiles Arbeiten in Verwaltungen und außerhalb? Wie werden die rigiden Vorschriften des Datenschutzes erfüllt? Dies alles sind Themen, welche Dienstleister besetzen müssen – und die erfolgreichen unter ihnen beherrschen.“
Attraktiv für Fachkräfte
Wie in jeder Branche mit technischen Innovationen herrsche auch im Bereich Bürotechnik und IT eine positive Stimmung. Grothkopp: „Wer Veränderungen gegenüber aufgeschlossen ist, hat große Umsatz- und Ergebnischancen, ist für Fachkräfte und Menschen, die in eine Ausbildung streben, eine höhere Attraktivität als in Branchen, wo sich wenig tut.“ Vor allem der Mittelstand habe, wegen der Kundennähe und der Vielfalt unterschiedlichster Nachfrager, hervorragende Möglichkeiten, sich zu profilieren.
Gut geführte, zukunftsorientierte Unternehmen hätten beste Zukunftschancen. „Solche mit einer begrenzten Zukunftserwartung, was oftmals mit Nachwuchs- und Nachfolgedefiziten einhergeht, halten eher an Bewährtem fest. Sie werden damit noch einige Jahre bestehen können, da es eine genügend große Zahl an konservativ arbeitenden Kunden gibt. Angebot und Nachfrage erscheinen hier ausgewogen, sodass es kein Krisenszenario gibt. Wir spüren, dass der Verkaufsrückgang an Geräten mit dem Ausscheiden von – meist kleineren – Handelsunternehmen einhergeht, während andere wachsen“, sagt der HBS-Geschäftsführer. Für den Kundendienst gebe es derzeit viel zu wenig Techniker, weshalb auch niemand Angst davor habe, falls die Tintentechnologie nicht nur zuhause, sondern auch im professionellen Markt die Lasertechnologie verdrängen sollte.
Derweil ist der Weg zum digitalen Büro etwa zur Hälfte geschafft, so zumindest der Digital Office Index von Bitkom. Nach ihrer Selbsteinschätzung gefragt, geben die Unternehmen den heutigen Stand der Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf einer Skala von 1 bis 10 mit 5,3 an.
Je größer ein Unternehmen, desto digitaler fühlt es sich im Büro aufgestellt. So schätzen sich die kleinen Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern mit 5,2 von möglichen 10 Punkten ein, die Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern mit 5,5 und die großen Unternehmen mit 500 Mitarbeitern und mehr mit 5,7. In Bezug auf das digitale Büro sieht sich unter anderem der Maschinen- und Anlagenbau mit einem Wert von 5,6 mit am besten aufgestellt. Ver- und Entsorger sehen sich dagegen noch nicht mal bei der Hälfte des Weges angekommen (4,7).
„Die Hälfte des Weges ist geschafft. Es darf aber nicht bei Insellösungen für einzelne Unternehmensbereiche bleiben. Das Ziel ist das papierlose Unternehmen 4.0“, sagt Nils Britze, Bitkom-Referent Digitale Geschäftsprozesse.Daniel Boss
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