„Mit Nordrhein-Westfalen verbindet uns nicht nur unser Standort“, sagt Denis Beca, Inhaber und Geschäftsführer der Rudolf Stosch Büromaschinen GmbH, mit einem Augenzwinkern. Schließlich haben NRW und das Düsseldorfer Unternehmen etwas gemeinsam: Beide wurden 1946 gegründet und feiern somit in diesem Jahr ein rundes Jubiläum. Vor 70 Jahren begann Rudolf Stosch nämlich mit dem Vertrieb von Büromaschinen und legte damit den Grundstein für eine Erfolgsgeschichte: Schließlich zählt die Firma 2016 zu den größten Anbietern für Kopier-, Druck- und Dokumentenmanagement-Lösungen in der Rhein-Ruhr-Region. Der über nunmehr sieben Jahrzehnte anhaltende Erfolg ist jedoch kein Zufall: In einer sich stetig verändernden Branche ging das Team stets mit der Zeit und setzte immer wieder auf innovative technische Errungenschaften; den Ansprüchen der Kunden entsprechend wurde das Produktportfolio kontinuierlich ausgebaut. Heute liefert Stosch maßgeschneiderte Paper-Output- und Workflow-Konzepte. Das Angebot reicht von Druckern über Multifunktionsgeräte, digitale Druckmaschinen und Großformatdrucker bis hin zu Archivierungs- und DMS-Systemen. „In unserer Branche muss man immer am Puls der Zeit sein, um sämtliche Anforderungen der Kunden erfüllen zu können“, so Denis Beca. Als Inhaber der BK Holding übernahm der Diplom-Kaufmann das Unternehmen mit Sitz in der Landeshauptstadt am 1. Januar 2015. „Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern, die um die preiswertesten Angebote wetteifern, ist es schließlich unser Ziel, die individuell beste Lösung und einen erstklassigen Service zu bieten – und zwar an jedem Ort, an dem Papier bedruckt und verarbeitet wird.“ Neben dem Vertrieb von qualitativ hochwertigen Markenprodukten von Lexmark, Sharp und RISO bietet Stosch einen umfassenden Service an: Tritt eine Störung auf, sind die Techniker innerhalb von vier Stunden vor Ort. Dank eines breiten Partnernetzwerks gelingt es, die eigenen Kunden bundesweit schnell und unkompliziert zu betreuen. Um auch für die Zukunft bestens aufgestellt zu sein, hat Denis Beca das Angebots- und Leistungsspektrum bereits deutlich erweitert. Angeboten werden nun unter anderem Managed Print Services (MPS), mit deren Hilfe der Aufwand für die Kunden minimiert wird. „Unsere Systeme melden uns automatisch ihre Zählerstände, Störungen oder anstehende Wartungen. Wir sorgen dann dafür, dass alles einwandfrei läuft; der Kunde muss sich um nichts kümmern und kann sich darauf verlassen, dass das Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen jederzeit möglich ist.“
Beim Briefversand sparen
Darüber hinaus hat der neue Inhaber das Produktportfolio um Postbearbeitungssysteme erweitert. Neben dem Vertrieb von Frankier- und Kuvertiermaschinen des Unternehmens Francotyp-Postalia bietet Stosch Konsolidierungsdienstleistungen an: „Ab einer bestimmten Menge von Briefen gewährt die Deutsche Post Rabatte, durch die sich eine Menge Geld sparen lässt. Außerdem können wir als Dienstleister die Briefe kostenfrei bei unseren Kunden abholen und bei der Deutschen Post einliefern. Die Abholung durch die Post kostet in der Regel immerhin 170 bis 200 Euro im Monat“, erklärt Denis Beca, der Unternehmer schon seit vielen Jahren im Bereich Postbearbeitungssysteme berät. Inwiefern sich diese Dienstleistung für den Kunden lohnt beziehungsweise wie viel ein Unternehmen tatsächlich sparen könnte, wird vorab genauestens vom Stosch-Team untersucht. Wenn es um eine Neuanschaffung geht, fertigen die Spezialisten eine tief schürfende Analyse der Ist-Situation an. Dabei werden alle Systeme aufgenommen und in Raumpläne eingezeichnet, die bestehenden Verträge geprüft sowie intensive Mitarbeitergespräche geführt. Mithilfe des Fleet Managements wird dann festgestellt, wie viel an welchen Stellen gedruckt wird. „Erst durch diese detaillierte Analyse können wir Lösungsvorschläge erarbeiten, die den unternehmerischen Anforderungen des Alltags gerecht werden, zu einer technischen Verbesserung führen und die Kostenstruktur im Paper-Output verbessern“, so Denis Beca. „Durchschnittlich lassen sich zwischen 15 und 30 Prozent der Druck-, Prozess- und Postbearbeitungskosten einsparen.“ In technischer Hinsicht wollen die Düsseldorfer ihren Kunden ebenfalls den besten Service bieten. „Durch die Digitalisierung wird sich das Anforderungsprofil, mit dem wir uns auseinandersetzen, jedoch deutlich verändern“, ist der Geschäftsführer überzeugt. Das belegt die im November 2015 von IDC durchgeführte Studie zum Thema „Print & Document Management in Deutschland 2016“, bei der 220 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt wurden: Dabei gaben 56 Prozent von ihnen an, dass die Digitalisierung /Optimierung dokumentenintensiver Prozesse zu ihren wichtigsten Print-Management-Zielen zählt; 2014 waren es noch 42 Prozent. Laut dieser Studie wollen deutsche Unternehmer darüber hinaus die Automatisierung dokumentenbasierter Workflows vorantreiben: Zu den meistgenannten geplanten Document-Management-Maßnahmen gehören der elektronische Eingang und die automatische Weiterleitung von Dokumenten (51 Prozent), die elektronische Archivierung (48 Prozent), Software zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen (48 Prozent) sowie das Scannen und die automatische Indexierung, Verteilung und Verarbeitung von Dokumenten (47 Prozent). Grundsätzlich erkennen laut der Befragung übrigens 91 Prozent der Teilnehmer das Potenzial von Print- und Document-Management-Lösungen für die digitale Transformation ihrer Organisation.
Digitale Lösungen
„Da die Anzahl von Scans explosionsartig ansteigt, wachsen ebenfalls die Anforderungen an die Archivierung. Kopiersysteme und IT greifen immer stärker ineinander.“ Dennoch bleibe die Kernkompetenz von Stosch erhalten: „Wir decken alles ab, um den gesamten Bereich Paper-Output professionell zu bedienen.“ Dazu gehört es auch, bestimmte Dienstleistungen standardisiert anzubieten, wie etwa der Umzug sämtlicher Adressdaten und Speicherpfade von einem Kopierer auf den nächsten, sodass der neue Kopierer von Anfang an wie gewohnt eingesetzt werden kann. „Unsere Kunden wollen schließlich praktische Lösungen.“ So sei es heute unter anderem möglich, sich per Fingervenen-Scanner am Drucker anzumelden und mit einer personalisierten Oberfläche auf dem Scanner-Display zu arbeiten. Um den Scanauftrag passwortverschlüsselt zu versenden, ist dann lediglich ein Knopfdruck notwendig. „Immer mehr Dokumente werden digitalisiert, um sie in einen Workflow einzubinden“, sagt Denis Beca. So können Eingangsrechnungen beispielsweise vom Chef digital genehmigt werden, bevor die Buchhaltung die Dokumente bearbeitet und archiviert. Möglich ist es zudem, Scans aufs Handy zu leiten oder vom Handy drucken zu lassen. Wer unterwegs ist oder im Home Office arbeitet, kann sogar auf Druckdaten zugreifen, die auf dem Unternehmensserver abgelegt wurden. „Die moderne Technik bietet heute zahlreiche Möglichkeiten. Wir halten zum Beispiel auch eine Software bereit, die PDF-Dateien abgleicht. Anwälte oder Notare gehen auf diese Weise sicher, dass Verträge, die sie per E-Mail verschickt haben, nicht von der anderen Partei vor der Unterschrift verändert wurden.“ Produkte, die PDF-Dateien vorlesen, sind ebenfalls erhältlich.
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