Leistungsträger wie Flipchart und Pinnwand haben harte Konkurrenz bekommen: In immer mehr Konferenzräumen laufen ihnen jüngere Kollegen wie Beamer oder Tablets den Rang ab. Situationen, in denen gelangweilte Mitarbeiter beobachten müssen, wie ihr Vorgesetzter unleserliche Hieroglyphen auf die mobile Tafel kritzelt, minutenlang seine Notizzettel sortiert oder Folien auf dem Overhead-Projektor hin und her schiebt, gehören dennoch längst nicht der Vergangenheit an. Dabei bietet die moderne Konferenz- und Medientechnik allerhand Tools, mit denen Präsentationen, Meetings und Konferenzen effektiv gestaltet werden können. „Heute gibt es keinen Konferenz- oder Besprechungsraum mehr, der ohne Technik auskommt“, sagt Andreas Promny vom Arbeitskreis AV-Medientechnik im Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik (VPLT). Mindestens ein Raumtelefon, ein Bildschirm oder ein Projektor seien schließlich in fast jedem Unternehmen vorhanden. „In Zukunft wird entscheidend sein, dass Medien, mit denen wir uns im Alltag umgeben, auch Berücksichtigung im Konferenzraum finden.“
Wireless Devices einbinden
Möchte ein Konferenzteilnehmer beispielsweise Fotos, die auf seinem Smartphone gespeichert sind, für alle Anwesenden sichtbar machen, treten nicht selten Probleme auf. Fehlen die technischen Möglichkeiten, um das Bild an die Wand zu projizieren, bleibt nur die umständliche Lösung, das Mobiltelefon im Raum herumzureichen. „Ziel der Konferenz- und Medientechnik ist es, diesen Transportweg zu verlängern und Wireless Devices leichter einzubinden. Das gilt jedoch nicht nur für PC und Netzwerk; auch Smartphone und Tablet müssen in der Lage sein, Informationen möglichst schnell im Raum mitzuteilen, sodass kein Wechsel der Medien notwendig ist.“ Darüber hinaus beschäftigt sich die Branche mit der Verbindung von räumlich voneinander getrennten Kommunikationspartnern durch die Webkonferenz: „Wir werden es tatsächlich erleben, dass jeder Konferenzraum und jede Konferenzsituation die Möglichkeit hat, Unified Communications (UC) wie Skype, Skype for Business oder Webex zu integrieren“, erklärt Promny. Obwohl heute an fast jedem Arbeitsplatz UC-Lösungen genutzt werden, hat die Weitverkehrskommunikation bisher noch nicht ausreichend Einzug in die Konferenzräume gehalten. Gerade diese Öffnung der Konferenzbereiche nach außen beziehungsweise das Hinzunehmen externer Partner wird häufig noch im Rahmen einer Telefonkonferenz durchgeführt. „Das ist jedoch nicht mehr zeitgemäß“, fährt der Diplom-Ingenieur für Medientechnik fort. „Im Vordergrund steht aber nicht der Wunsch, das Bild meines Gegenübers zu sehen. Es geht vielmehr darum, Informationen auszutauschen und gemeinsam zu arbeiten.“
Möglichst einfach und robust
Viele Unternehmen scheuen jedoch die weitere Technisierung ihrer Konferenzräume, weil sie komplizierte Vorgänge befürchten. Immerhin müssen sich Konferenzplaner Gedanken über Verschaltungen, die Platzierung von Mikrofonen und Lautsprechern, drahtlose Übertragungen oder Umschalter machen. Dabei sind Tablets und Smartphones, die früher eher als Statussymbole galten, bereits zum Standard in jedem Büro geworden. Jeder kennt diese Technologie, jeder kann sie bedienen. Deshalb verlangen Nutzer im Konferenzraum die gleiche Zuverlässigkeit, wie sie es von ihrem Mobiltelefon gewohnt sind. „Jeder, der sich mit der Ausrüstung eines Konferenzraumes befasst, trachtet danach, eine möglichst einfach zu bedienende und möglichst robuste Installation mit hoher Verfügbarkeit zu liefern“, betont Promny. „Deshalb versuchen AV-Profis viele Funktionen, die bei einem Gerät nicht benötigt werden, einfach wegzunehmen und so die Bedienung zu vereinfachen.“ Das gelingt z.B. in Form eines übersichtlichen, nur mit wenigen Tasten ausgestatteten iPads, das als zentrale Steuerung für die gesamte Medientechnik im Raum fungiert. Der Nutzer hat dann das Gefühl, dass die Technik zuverlässig wie ein Lichtschalter funktioniert. Zu den Trends der Branche zählt derzeit auch die Interaktivität: So werden Betriebssysteme genutzt, bei denen der Vortragende weder Maus noch drahtlosen Presenter benötigt, um etwas anzuklicken, zu schreiben oder zu zeigen. Stattdessen kann er mit seinem Finger auf den großen Bildschirm im Besprechungsraum „tippen“, genau wie er es von seinem Smartphone gewohnt ist. „Hersteller in unserem Bereich setzen zunehmend darauf, dass man die Technik nicht nur interaktiv, sondern auch mit intuitivem Vorgehen nutzen kann. Leichte Bedienbarkeit steigert schließlich die Akzeptanz.“ Das Stichwort lautet Dynamisierung: „Man möchte von der verstaubten Idee, dass einer vorliest und die anderen danebensitzen, wegkommen.“
Neue Meeting-Kultur
Experten der Konferenz- und Medientechnik beschäftigen sich deshalb auch zunehmend mit neuen Trends im Bereich der Meeting-Kultur. Die klassische Struktur des geschlossenen Konferenzraumes mit einem eckigen Tisch in der Mitte und einem Display an der Wand löst sich mehr und mehr auf. Stattdessen kommt es immer häufiger zu Ad-hoc-Konferenzen oder Kaffeebesprechungen in sogenannten Huddle Spaces. Dabei handelt es sich um offene Raumnischen, in denen kleinere Gruppen relativ kurzfristig zusammentreten, um ein Problem zu besprechen. Für die Konferenz- und Medientechnikbranche geht es darum, die benötigte Technik in die moderne Möblierung zu integrieren. Egal ob im geschlossenen Raum oder in einer offenen Nische, wer Technik benötigt, sollte sich ausführlich über die vielfältigen Möglichkeiten informieren. „Grundsätzlich darf man sich nicht von den Angeboten ähnlicher Produkte aus dem Privatbereich blenden lassen“, empfiehlt Andreas Promny. „Zwar haben wir beim Fernseher auch ein großes Display, im Konferenzraum ist ein solches Gerät in der Regel aber nicht zielführend, weil die ganze Peripherie, die daneben gebraucht wird, häufig nicht daran angepasst werden kann.“ Zudem müsse der Fernseher im Konferenzbetrieb eine andere Leistung erbringen als im Wohnzimmer – die Folge seien höhere Ausfall- und Fehlerraten. „Consumer-Geräte in Konferenzräume zu adaptieren ist vielleicht preiswert, schafft jedoch nicht den gewünschten Erfolg.“ Einen Konferenzraum gebe es außerdem nicht von der Stange: Die Technik müsse individuell angepasst werden, damit sie den Anforderungen entspricht. „Was auf keinen Fall in einem Konferenzraum fehlen darf, ist eine qualitative Bild- und Tonwiedergabe. Ob diese Aufgabe nun durch einen Projektor oder ein Display gelöst wird, ist aber nicht der entscheidende Punkt.“ Wichtig sei, dass die Bildwiedergabe der aktuellen Technik angepasst wird, sodass eine gute Qualität gewährleistet ist. Letztendlich müssen die Geräte hochauflösende Bilder wiedergeben können und einfach zu bedienen sein.
Zukunft gehört dem Service
Experten der Medientechnik kümmern sich somit nicht nur um den Verkauf von Lösungen. Beratung, Konzeption, Wartung und Service sind stark gefragt. „Wir merken zunehmend, dass ein erhöhter Informationsbedarf besteht. Nicht selten müssen wir erst mal Nichtwissen oder irrtümliches Wissen beseitigen. Das hat mit der Größe des Marktes zu tun, der eine Vielzahl von Produkten hervorbringt, die tatsächlich schwer zu durchschauen ist.“ Die Zukunft gehöre ohnehin dem Service, zu dem u.a. Wartung, Fernüberwachung oder Schulungen für Mitarbeiter zählen. „Wir werden neue AV Managed Services bekommen, wie es die IT schon vorgemacht hat“, sagt Promny, der überzeugt davon ist, dass sich die Branche auch in Zukunft positiv entwickeln wird. „Wir befinden uns in einem wachsenden Marktsegment und die Anforderungen lassen nicht nach, sondern nehmen eher zu. Die Herausforderungen durch neue Technologien wachsen ebenfalls. So sind Themen wie Streaming, Interaktivität oder drahtlose Bildübertragung erst in den letzten Jahren aufgekommen und müssen jetzt Niederschlag in der Gerätetechnik finden.“
Jessica Hellmann | redaktion@regiomanager.de
Teilen:
Fotostrecke
Foto: © Andrey Popov – stock.adobe.com
