Es gibt Geschichten, die verkorkst anfangen, sich danach unschön entwickeln, um schließlich in einem handfesten Schlamassel zu enden. Eine solche Geschichte hat ein Unternehmer aus der Nähe von Duisburg erlebt, der seinen Namen lieber nicht in der Presse lesen möchte. „Wir haben vor einigen Jahren einem deutschen Kunden eine Maschine verkauft“, erinnert sich der geschäftsführende Gesellschafter. Plötzlich sollte seine Firma Serviceleistungen im Ausland erbringen, obwohl laut Vertrag ein Werk in Deutschland Bestell- und Betriebsort war. Der Maschinenbauer lieferte trotzdem. Rund 10.000 Euro kosteten Ersatzteile und Service, doch von der Rechnung wollte der Kunde nichts wissen. Da Mahnungen erfolglos blieben, schaltete der Unternehmer schließlich ein Inkassobüro ein. Diese Firma kassierte vorab eine Gebühr von gut 200 Euro, prüfte die Angelegenheit vor Ort, ließ danach jedoch nichts mehr von sich hören. Bis eines Tages das belieferte Werk anrief. Da technische Probleme aufgetreten waren, wurde dringend Hilfe benötigt. Das deutsche Mutterhaus versprach gegen sofortige Hilfestellung den ausstehenden Rechnungsbetrag unverzüglich zu überweisen. Gesagt, getan. Der Unternehmer teilte der Inkassofirma daraufhin mit, dass sich der Auftrag sozusagen von selbst erledigt hatte. Daraufhin wollte das Büro 20 Prozent der Rechnungssumme. Da die Firma nichts unternommen hatte, verweigerte jetzt der Unternehmer die Zahlung. Das Inkassobüro klagte und bekam recht. Der Richter verwies auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen, die vorsahen, dass eine Firma nach Auftragserteilung an das Inkassobüro selbst nichts mehr unternehmen dürfe, um an ihr Geld zu kommen – oder aber den Auftrag zuvor kündigen müsse. „Aber wir sind ja gar nicht selbst aktiv geworden“, sagt der betroffene Geschäftsführer sauer.
Rechnungen zügig zu Geld machen
Gleich dreifach ärgerlich ist der Fall des Mittelständlers. Dennoch beweist die unsägliche Geschichte eines: Erfolgreiches Forderungsmanagement, das Unternehmen die nötige Liquidität in die Kasse spült und damit die Bilanz entlastet, ist keine unkomplizierte Sache. Von der Bonitätsprüfung bis zum Verkauf von Forderungen an einen professionellen Factor gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Rechnungen zügig zu Geld zu machen. Sie müssen nur richtig genutzt werden. Die einfachste und günstigste Version ist das Mahnwesen im eigenen Haus. Dies sollte allerdings nicht „nebenbei“ laufen, sondern gut organisiert sein. Betreiben Unternehmen ihr Forderungsmanagement selbst, ist es wichtig, über die Bonität ihrer Kunden immer auf dem Laufenden zu sein. Bei bestehenden Geschäftsbeziehungen sollte diese regelmäßig überprüft werden. Vor Abschluss von Verträgen mit Neukunden ist es unverzichtbar, Informationen zu Bonität und Zahlungsverhalten einzuholen. Auskünfte erteilen Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform in Neuss, Bürgel in Hamburg oder die Schufa in Wiesbaden. Darüber hinaus können die Bilanzen von Firmen ab einer bestimmten Größe im elektronischen Bundesanzeiger eingesehen werden. Auf Anfrage holt auch die eigene Hausbank Auskünfte bei den Banken des potenziellen Kunden ein. Gut ist es, möglichst viele Informationswege zu beschreiten, denn so ergibt sich ein aussagekräftiges Gesamtbild.
Drei Mahnungen sind genug
Bei der Erstellung ihrer Rechnungen sollten Unternehmer stets allen gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen Genüge tun. Wer Fehler macht, kann seinen Anspruch auf Zahlung im Zweifelsfall nicht durchsetzen. Auf zu viele Mahnungen darf getrost verzichtet werden. Drei sind genug, andernfalls nimmt der Kunde die Schreiben nicht ernst. Reagiert der Schuldner auch auf die dritte Mahnung nicht, sollte zunächst in einem Gespräch geklärt werden, ob es wichtige Gründe dafür gibt. Ist der Kunde etwa vorübergehend in einer wirtschaftlich schwierigen Situation, können Ratenzahlungen vereinbart werden. Stellt er sich hingegen stur und verweigert die Zahlung kategorisch, sollten Firmenlenker härtere Schritte einleiten. Dafür müssen sie nicht unbedingt einen Anwalt einschalten. Beim zuständigen Mahngericht kann ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Begleicht der Kunde die Rechnung aus Angst vor einem Verfahren, hat sich die Sache erledigt. Widerspricht der Kunde, kommt es zum Prozess. Gewinnt der Gläubiger, hat er eine titulierte Forderung, kurz Titel. Dieser sichert ihm 30 Jahre lang einen vollstreckbaren Zahlungsanspruch rechtlich zu. Möchten Unternehmen ihr Forderungsmanagement nicht komplett selbst übernehmen, sondern bequem und schnell an ihr Geld kommen, kann sich Factoring anbieten. Factoring ist der Verkauf von Forderungen an ein spezialisiertes Unternehmen, die Factoring-Gesellschaft, kurz Factor. Der Factor stellt seinem Kunden – ähnlich wie eine Bank – einen Finanzierungsrahmen zur Verfügung. In Höhe dieses Betrages kann der Firmenchef Rechnungen an den Factor verkaufen, der sich um das weitere Forderungsmanagement kümmert.
Bis zu 90 Prozent sofort auf dem Konto
Fallen Forderungen in einer bestimmten Höhe an, so leitet der Factoring-Kunde die entsprechenden Rechnungen an den Factor weiter. In der Regel werden 80 bis 90 Prozent des Betrages sofort auf das Konto des Kunden überwiesen, die restliche Summe geht spätestens nach Ablauf von 120 Tagen auf dem Konto des Kunden ein. Neben der klassischen Full-Service-Variante gibt es auch das Inhouse-Factoring, bei dem das Mahnwesen beim Kunden verbleibt. Zu unterscheiden ist darüber hinaus zwischen offenem und stillem Factoring. Bei der ersten Form wissen die Kunden des Factoring-Nehmers vom Verkauf der Forderungen, bei der zweiten Version nicht. Factoring lohnt sich in der Regel allerdings nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab etwa 250.000 Euro. Der Grund: Wer Forderungen verkauft, sichert Ausfälle zu 100 Prozent ab und entlastet seine Bilanz. Daher ist das Instrument relativ teuer. Die Gebühren setzen sich aus drei Komponenten zusammen – einer Prüfgebühr, Zinsen für die Vorfinanzierung der Rechnungen und der Factoring-Gebühr, die je nach Unternehmensgröße zwischen 0,1 und drei Prozent Bruttojahresumsatz liegt. Unerlässlich ist außerdem eine Warenkreditversicherung. Zudem kaufen die Factoring-Anbieter auch nicht alle Forderungen an. Unternehmen, die lange Zahlungsziele einräumen, werden Schwierigkeiten haben, einen Factor zu finden, der ihre Forderungen über Monate hinweg vorfinanziert. Aber: Wer Factoring nutzt, wird mit Rechnungen keine Geschichten erleben, die in einem handfesten Schlamassel enden. Andrea Martens I redaktion@regiomanager.de
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