1 ZIELE IM BLICK
Ein Projekt ist ein einmaliges und neues Vorhaben. Standardlösungen gibt es nicht; es müssen individuelle Wege und Lösungen gefunden werden. Deswegen sollten zu Beginn die Ziele festgelegt werden, um das Projekt auf Kurs zu halten. Definieren Sie genau, was Sinn und Zweck des Projektes ist. Je nach Vorhaben – z.B. ein Neubauprojekt, Einführung einer neuen Software, Umsetzung gesetzlicher Bestimmungen, Einführung eines neuen Produktes – sind die Rahmenbedingungen und die Komplexität sehr unterschiedlich. Deswegen sollte kein Projekt ohne ausführliche Ziel- und Auftragsklärung starten.
Tipp: Ziehen Sie klare Grenzen und legen Sie zu Beginn auch fest, was NICHT Inhalt und Ziel des Projektes ist. Sprechen Sie das mit dem Projektleiter ab und kommunizieren Sie dies deutlich im Projektteam und im Unternehmen.
2 FEINBESCHREIBUNG
Je detaillierter das Feinkonzept, desto größer die Chance, dass die Projektziele erreicht werden. Beispiel Bauprojekt: Hier überlegt sich der Bauherr zunächst, welchen Bedarf er hat – Wohnen? Arbeiten? Repräsentieren? Im nächsten Schritt geht’s darum, wie viele Quadratmeter oder Zimmer benötigt werden und welche Ausstattung erwünscht ist. Aufgabe des Bauherrn ist auch, einen Kassensturz zu machen, um die finanziellen Ressourcen vor Projektbeginn genau zu klären. Erst danach ist es sinnvoll, Gespräche mit Architekten und Handwerkern zu führen. Nur wenn der Bauherr selber weiß, was er will und benötigt, kann er einen Architekten oder Bauleiter beauftragen.
Tipp: Ein Projekt ist beendet, wenn die Projektziele erreicht sind. Die Ziele sollten eindeutig und messbar sein, damit sie am Ende überprüft werden können. Die Faktoren Zeit und Budget sind sicherlich wichtig, aber nicht die einzigen Zielvorgaben.
3 WER HAT DEN HUT AUF?
Die Auswahl der Projektleitung ist entscheidend und sollte frühzeitig festgelegt werden. Sie wissen schon: Der Fisch beginnt am Kopf zu stinken. Neben der fachlichen Kompetenz und dem methodischen Können sind auch soziale und kommunikative Fähigkeiten gefragt. Entscheidungsfreudigkeit und Durchsetzungsstärke sind auf der Position ebenfalls nötig. Bei Problemen muss die Projektleitung schnell handeln und auch den Mut haben, Fehler zuzugeben und Dinge zu ändern. Viele Projekte gehen den Bach runter, weil zu lange gezögert wird oder Fehler vertuscht werden.
Tipp: Um den Überblick zu behalten – und auch die finanziellen Risiken zu begrenzen – bieten sich Teilprojekte mit eigener Projektleitung an. Der Austausch mit den Teilprojektleitern muss natürlich regelmäßig erfolgen.
4 PROJEKTPLANUNG
Im Gegensatz zu agilen Projekten, bei der die Detailplanung spontan und von Abschnitt zu Abschnitt erfolgt, wird im klassischen Projektmanagement von A bis Z geplant, wobei mehr und mehr Software-Tools zum Einsatz kommen. Es geht darum, den möglichen Aufwand (Aufgaben, Budget, Personal- und Zeitaufwand, Qualitätssicherung etc.) im Vorfeld richtig abzuschätzen. In einer Projektskizze wird der Ablauf festgelegt und Meilensteine werden fixiert. Diese Methode sorgt für Übersicht und hilft zu „checken“, ob der Projektleiter alle wichtigen Infos hat. In der Planungsphase geht es auch darum, etwaige Risiken zu identifizieren und ihnen vorzubeugen.
Tipp: Planen Sie immer 10 bis 15 Prozent mehr Geld und Zeit für Unvorhergesehenes ein. Vor allem die Verfügbarkeit von Personal ist ein Unsicherheitsfaktor. Wird einer im Team krank, gerät oft der Zeitplan ins Schleudern.
5 KICK-OFF
Der Startschuss für ein Projekt erfolgt beim Kick-Off-Meeting. Alle Projektbeteiligten bzw. Vertreter der betreffenden Abteilungen und Dienstleister werden ausführlich über die Beweggründe, Rahmenbedingungen, Projektziele und das geplante Vorgehen informiert. Beim Kick-off sollen betroffene Mitarbeiter ins Boot geholt werden. Sie können Fragen stellen und gleichzeitig ihre Bedenken äußern und Anregungen geben.
Tipp: Im Projektverlauf ändern sich oft die Rahmenbedingungen und es werden neue Erkenntnisse gewonnen. Entsprechend muss das Vorgehen angepasst werden. Auftraggeber und Projektleiter sollten in engem Kontakt bleiben und sich gegenseitig auf dem Laufenden halten.
6 BLINDFLUG VERMEIDEN
Die Kernaufgabe des Projektmanagements ist die Steuerung. Es gilt, Chaos zu vermeiden und Risiken vorzubeugen. Je neuartiger und ambitionierter die Ziele sind, desto höher sind die Risiken. Je nach Projektinhalt sollten externe Berater, die sowohl Fach- als auch Methodenkompetenz einbringen können, mit zum Team gehören. In regelmäßigen Projektsitzungen – bei Großprojekten mindestens einmal pro Woche – sollte der Stand der Dinge besprochen werden. Regelmäßiges Nachjustieren senkt das Risiko und sorgt dafür, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Tipp: Spezielle Projektmanagement-Tools helfen, die Aufgaben in den Teams effizient zu organisieren und sie erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit. Cloudlösungen bieten sich für Teams an, die an verschiedenen Standorten arbeiten.
7 MEILENSTEINE
Meilensteine sind wichtige Etappenziele im Projektverlauf. Sie dienen nicht nur der Motivation des Projektteams, sondern sind auch sichtbare Zeichen für den Projektfortschritt. Es ist mess- und überprüfbar, ob die Meilensteine planmäßig erreicht wurden.
Tipp: Meilensteine eignen sich auch wunderbar zum Marketing. Die Grundsteinlegung oder das Richtfest auf dem Bau sind klassische Anlässe, um mit Außenwirkung auf den Projektfortschritt aufmerksam zu machen.
8 CONTROLLING IST NÖTIG
Die zuvor erwähnten Meilensteine sind ein nettes Controllinginstrument. Ohne regelmäßige Kontrolle des Projektfortschritts wird kaum ein Projekt funktionieren. Bei allen Arbeitspaketen muss überprüft werden, ob sie im Zeit- und Budgetrahmen liegen. Je nach Komplexität des Projektes sollte ein wöchentliches Reporting erfolgen. Auch die Qualität der Arbeit sollte fortlaufend geprüft werden. Nur so kann schnell auf Mängel und störende Ereignisse reagiert werden.
Tipp: Schon in der Planungsphase wurden die Hauptrisiken ermittelt. Behalten Sie diese Aspekte im Projektcontrolling immer im Blick. Ein Plan B mit Alternativen sollte griffbereit liegen (z.B. Personalkapazität erhöhen, Lieferanten wechseln, Arbeiten umdisponieren).
9 AUF KURS UND BEI LAUNE HALTEN
Als Projektleiter sollte man sich nicht in seinem Büro verschanzen, sondern sich unter die Leute mischen, um frühzeitig mitzubekommen, wenn es im Team knirscht. Auch Bearbeitungsfehler oder andere Risikofaktoren fallen einem vor Ort eher auf. Gute Projektleiter erkennen frühzeitig, wenn im Team etwas nicht stimmt oder Abläufe stocken. Der regelmäßige Austausch im Team sowie Motivation und Coaching der Mitarbeiter spielen eine wichtige Rolle und vermeiden größere Konflikte.
Tipp: Die Kunst der Projektleitung ist es, den Mitarbeitern Freiraum zu geben, Dinge laufen zu lassen, auf die Fähigkeiten von Mitarbeitern und Dienstleistern zu vertrauen, aber dennoch das Geschehen im Blick zu behalten.
10 REVIEW UND PARTY
„Lessons learned?“, fragt der Profi beim Projektabschluss. Schriftlich wird festgehalten, was gut und was schlecht gelaufen ist. Auf diese Erfahrungen kann man in den nächsten Projekten zurückgreifen. Spätestens am Projektende sollte die Arbeit des gesamten Projektteams gewürdigt werden. Feiern Sie das Projektende in lockerer Runde. Ähnlich wie beim Erreichen der Meilensteine kann das öffentlichkeitswirksam sein. Aber laden Sie nicht nur die Presse oder Honoratioren ein, sondern auch das Projektteam. Die Wertschätzung der Mitarbeiter sollte im Vordergrund stehen.
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