Die Situation kennen viele Unternehmen unterschiedlichster Größe: Kurzfristig werden aktuelle Abschlusszahlen benötigt, doch beim Zusammenstellen der Daten fallen Fehler auf, deren Quellen zunächst noch unbekannt sind. In höchster Eile wird manuell nachgebessert, was auf allen Seiten für ein leicht ungutes Gefühl sorgt.
„Gründe finden sich dann beispielsweise in falsch berechneten Urlaubsrückstellungen“, erklärt Michael Schildknecht, Presales Senior Consultant SAP HCM addons bei der Centric IT Solutions. „Mit einer leistungsfähigen Softwarelösung könnten solche Fehler schon früher auffallen und unnötigen Aufwand sparen.“ Doch abgesehen von Zeit- und Ressourcenbelastung spielen gerade in sensiblen und unternehmenskritischen Personal- und Finanzprozessen regel- und gesetzeskonforme Abwicklungen eine bedeutende Rolle. Um hier eine lückenlose Qualitätssicherung zu gewährleisten, kommen Interne Kontrollsysteme (IKS) zum Einsatz, wie sie die Centric IT Solutions anbietet. „Seitens der Wirtschaftsprüfer wird eine IKS-Implementierung für den Personalbereich fast schon vorausgesetzt, um eine revisionssichere und nachvollziehbare Buchführung sicherzustellen“, weiß Michael Schildknecht.
Je komplexer die Abrechnungssysteme sind, desto größer ist auch die Gefahr, dass Fehler sich bei IT-gestützten Verfahren systematisieren. Nur die strukturierte und regelmäßige Prüfung und Dokumentation aller Abläufe kann dieses und andere Risiken minimieren. Ein IKS-Tool setzt dabei an typischen Fehlerquellen an. Centric hat als Spezialist für SAP HCM (Human Capital Management) ein Programmpaket zur Qualitäts- und Sicherheitskontrolle als HCM-internes Kontrollsystem entwickelt. „Wir haben mit dem Paket die grundlegenden Prinzipien eines IKS in die HCM-Welt übertragen.“
Diese Prinzipien sind:
Transparenz: Etablierung von klaren Richtlinien, nach denen auch Außenstehende beurteilen können, inwieweit Beteiligte konform dazu arbeiten.
Vier-Augen-Prinzip: Alle wesentlichen Vorgänge erfordern eine (Gegen-)Kontrolle.
Funktionstrennung: Vollziehende, verbuchende und verwaltende Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmensprozesses sollen möglichst nicht in einer Hand vereinigt sein.
Mindestinformation: Für Mitarbeiter sollen nur diejenigen (sensiblen) Informationen verfügbar sein, die sie für ihre Arbeit zwingend benötigen.
Nachvollziehbarkeit: Prüfungen und Korrekturen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Integration: IKS-Werkzeuge müssen so in das Abrechnungssystem integriert sein, dass eine effiziente Verarbeitung von Hinweisen und Korrekturen gewährleistet ist (direkter Sprung an die richtige Stelle).
Das IKS von Centric besteht aus einzelnen Modulen zu verschiedenen HCM-Prozessen, die ein vorhandenes IKS ergänzen oder komplett als HCM-internes IKS eingesetzt werden können. Dazu gehören Tools zur Bearbeitung und Qualitätssicherung von Lohnarten, zum Anzeigen und Bearbeiten von Infotypen und Personaladministration, das Verifizieren der Abrechnungsergebnisse, ein Quality Monitoring sowie ein Tool für den Zahlungsausgang aus HCM.
Das Unternehmen
Centric wurde 1992 als Sanderink Gruppe gegründet und ist ein breit aufgestellter IT-Dienstleister, der Infrastruktur, Dienstleistungen und Softwarelösungen für zahlreiche Märkte anbietet. Kunden finden sich beispielsweise in den Bereichen Kommunalverwaltung, Gesundheitswesen, Supply Chain, Bau, Finanzdienstleistungen, Industrie und Handel. Die Ausgewogenheit des Geschäfts und langjährige Partnerschaften mit führenden IT-Anbietern garantieren den Kunden Stabilität und vollständige Lösungen.
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