Kostenersparnis ist ein wichtiges Argument für das Outsourcing von Aufgaben, Prozessen oder Strukturen. Viele mittelständische Unternehmen lagern beispielsweise ihre IT aus und beauftragen spezialisierte Dienstleister damit. Das ist dann sinnvoll, wenn das Unternehmen selbst nicht über ausreichend IT-Know-how verfügt. Dennoch sollte beispielsweise die Qualität oder die Flexibilität nicht darunter leiden. Neben der IT werden häufig auch die Logistik, die Buchhaltung, das Gebäudemanagement und auch das Human-Ressource-Management ausgelagert.
Mehrere triftige Gründe sprechen dafür, dass mittelständische Unternehmen bestimmte Geschäftsbereiche oder -aufgaben an Dritte abgeben. Erstens: Die Mitarbeiter können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Zweitens: Ein externer Dienstleister – ob als Unternehmen oder als Einzelperson – arbeitet in der Regal effizienter und effektiver, schließlich ist das wiederum sein Kerngeschäft. Drittens: Es spart Kosten und Zeit. Doch gegenüber diesen Vorteilen sollten auch die Nachteile abgewogen werden. Ein externer Dienstleister muss gebrieft werden, damit das Arbeitsergebnis auch wirklich den individuellen Wünschen entspricht. Das kann viel Zeit für die Kommunikation in Anspruch nehmen, die dann an anderer Stelle wiederum fehlt. Je nachdem um welchen Bereich es sich handelt, erhält der Dienstleister einen tiefen Einblick in vertrauliche Informationen. Outsourcing bedeutet, die Kontrolle ein Stückchen weit abzugeben und dass das Unternehmen von dem Dienstleister abhängig wird. Problematisch ist dies vor allem dann, wenn es um langfristige Verträge geht, die die eigene Flexibilität hemmen können. Offshore-Outsourcing bedeutet, dass die Bereiche oder Aufgaben im Ausland angesiedelt werden. Dort sind die Marktpreise oftmals günstiger als hierzulande, allerdings besteht neben der Zeitverschiebung auch ein Sprach- und gegebenenfalls Mentalitätsproblem. Beim Outsourcing geht es darum, dass Kundendienste extern übernommen werden, wie beispielsweise von Callcentern.
IT-Outsourcing
Ohne IT läuft nichts. Online-Shop, Geschäftssteuerung oder eine Build-to-Order-Fertigung für den Lagerbestand basieren auf der IT. Kosten fallen dabei für Infrastruktur, Fachkräfte, Wartung und Pflege sowie Viren- und Hackerangriffsschutz an. Darüber hinaus müssen rechtliche Aspekte berücksichtigt werden, wie bei den Datenschutzrichtlinien. Eine Unternehmenswebsite sollte auch nicht nur am PC gut aussehen, sondern auch auf dem Smartphone. Ein IT-Dienstleister verfügt über speziell ausgebildete Mitarbeiter, die über das technische Know-how verfügen. Darüber hinaus stellt er oft auch die Technik und die neuste Soft- und Hardware bereit. Wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik mitteilt, machen sich Unternehmen von der Dienstleistungsqualität ihres IT-Dienstleisters abhängig und gehen Risiken ein, beispielsweise, wenn es um sensitive Daten geht, die möglicherweise nach außen dringen. Sicherheitsaspekte und vertraglich vereinbarte Regelungen zwischen Unternehmen und Dienstleister sollten daher einen hohen Stellenwert einnehmen. Auch die IT-Spezialisten haben sich auf die Kundenwünsche mittlerweile eingestellt. Statt Standardpaketen bieten sie ihren Auftraggebern nun auch unternehmensspezifisches IT-Outsourcing an, das die Bedürfnisse und Ansprüche des jeweiligen Mittelständlers aufgreift. Bei der Auswahl des idealen Dienstleisters sollten Sie auf notwendige Zertifizierungen achten, die für die Dienstleistung bzw. Unternehmensbranche relevant sind.
Marketing-Outsourcing
In mittelständischen Unternehmen liegen die Marketingaufgaben oftmals auf den Schultern von ein bis mehreren Mitarbeitern. Mit Social Media ist dieser Aufgabenbereich gewachsen. Pressemitteilungen, Werbematerialien und die Organisation von Messeständen – als klassisches Marketing – werden beispielsweise ergänzt um Suchmaschinenoptimierung, Web-2.0-Betreuung oder Videomarketing. Da nicht für jedes Unternehmen alle Maßnahmen bedeutsam sind, stellt sich zunächst die Frage, welche überhaupt umgesetzt werden sollen und in welcher Qualität. Für Marktanalysen kann z.B. eine Marketingagentur ins Boot geholt werden, für Flyer, Website-Gestaltung oder Blogartikel bieten sich Freelancer wie Grafiker, Fotografen oder Texter an.
Import von Vorleistungen
im Gewerbe
Immer mehr Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes kaufen Vorleistungen aus Fernost ein, vor allem wenn es um niedrige Preissegmente und große Stückzahlen geht. Die Studie „Wertschöpfung lohnt“ der Hochschule Karlsruhe, Technik und Wirtschaft, und des Fraunhofer-Instituts für System- und Innovationsforschung ISI zeigt, dass Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes besser dastehen, wenn sie auf ihre interne Wertschöpfungskette setzen, statt Vorleistungen zu importieren. Professor Dr. Steffen Kinkel fasst es so zusammen: „Die Ergebnisse zeigen eindeutig, dass sich der Auf- und Ausbau eigener Wertschöpfung aus wirtschaftlicher Sicht lohnt und Unternehmen Gewinn- und Produktivitätspotenzial verschafft.“ Die Kostenvorteile, die durch den Import bestehen, gleichen sich durch den Aufwand für die Koordination und für die Absicherung einer flexiblen Lieferkette wieder aus. Local Sourcing – die Beschaffung von Vorleistungen aus dem lokalen Umfeld – ist im Mittelstand jedoch ebenfalls fest etabliert, nicht nur dann, wenn spezifische Anforderungen an die Vorleistung gestellt werden und es sich um kleinere Stückzahlen handelt. Die Studie zeigt, dass Local Maker Vorteile in der Produktivität und in der Flexibilität vorweisen können.
Mittelständische Unternehmen sollten daher nicht nur den Kostenvorteil berücksichtigen, wenn es um Outsourcing geht. Eine gute Vorbereitung ist grundlegend: klare Definition der Aufgabenbereiche, Abwägen der Risiken, ausgearbeitete Verträge sowie eine Kalkulation der tatsächlichen Kosteneinsparung. Und bevor man sich langfristig vertraglich bindet: Testen Sie den Dienstleister oder Freelancer erst mal. Nicht nur die Qualität und das Fachliche müssen stimmen, auch miteinander arbeiten zu können macht ein gutes Team aus.
Karin Bünnagel | redaktion@regiomanager.de
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