Kennen Sie das? Und ärgert Sie das nicht auch? Sie finden trotz vermeintlich guter Aktenablage wichtige Unterlagen nicht, wenn sie dringend benötigt werden. Sie wissen oft nicht, welchen Status ein bestimmter Auftrag hat und müssen sich mühsam und zeitaufwendig Stück für Stück alle Informationen selbst zusammensuchen. Sie fühlen sich machtlos und verzweifeln fast an den Unmengen oft unstrukturiert und dezentral vorliegender Informationen innerhalb Ihres Unternehmens.
Diese und ähnliche Probleme gehören dank der in Moers und Essen-Kettwig ansässigen eebos GmbH jetzt der Vergangenheit an. Überflüssige und zeitraubende Tätigkeiten für interne Recherchen werden nachhaltig reduziert oder sogar gänzlich beseitigt. „Möglich machen dies intelligente Softwarelösungen, die von uns in die bestehenden Unternehmensabläufe integriert werden“, erklärt eebos-Geschäftsführer Christian Kowalewski, der mit seinem erfahrenen Team gerade den neuen Standort seiner Denkfabrik im Technologiezentrum in Essen-Kettwig bezogen hat. „Wir machen unsere Kunden fit für sämtliche aktuellen und zukünftigen Herausforderungen in den Bereichen der Digitalisierung und Automatisierung.“
Handfeste Vorteile
Die Vorteile dieses Vorgehens liegen klar auf der Hand: Auf Basis von zertifizierten Software-Lösungen werden Unternehmensdaten zentral an einem einzigen sicheren Ort gespeichert und von dort aus verwaltet. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass Anwender weiterhin mit ihren vorhandenen Software- Anwendungen – wie gewohnt und ohne Medienbrüche – auf benötigte Daten zugreifen können. „Das ist jederzeit und überall möglich“, lautet das Versprechen des Geschäftsführers. „Wir sorgen dafür, dass unsere Kunden ihre Informationen trotz immens steigender Datenvolumina auch morgen noch unter Kontrolle haben. Unsere Kunden haben dadurch immer einen aktuellen Überblick zum Status einzelner Abläufe sowie die Gewissheit, auf benötigte Dokumente und Informationen stets schnell zugreifen zu können.“ Die von eebos eingesetzten Lösungen beschleunigen unternehmensinterne Prozesse und reduzieren dadurch laufende Kosten messbar. Dies geschieht in erster Linie durch die strukturierte Erfassung von wichtigen Informationen in einem einzigen System (Big Data). Ergänzt wird dieser Sachverhalt durch die revisionssichere Archivlösung, die damit verbundene effiziente Speicherung und Verwaltung von Daten sowie durch die Option, Funktionen jederzeit in bestehende Systeme integrieren zu können.
Ineffizienz bekämpfen
Hinter eebos steckt eine Idee, die bereits vor 20 Jahren entstanden ist. „Damals habe ich mich mit einem Systemhaus in Moers selbstständig gemacht“, erinnert sich Christian Kowalewski. „Daraus ist 2012 die eebos GmbH entstanden. Seither bieten wir kundenorientierte Branchenlösungen für Behörden, Gesundheitswesen, Energie, Finanzen, Immobilien und Industrie sowie Unternehmenslösungen in den Bereichen Personalwesen, Rechnungswesen, Vertragsmanagement, Aktenführung, Archivierung und Workflow an.“ Im Rahmen der Expansion eröffnete eebos einen zweiten Standort im Gewerbegebiet „Im Teelbruch“ in Essen-Kettwig. Die neuen Räumlichkeiten erstrecken sich auf über 200 Quadratmeter Büro- und Supportcenter in Essen-Kettwig. Der eebos-Geschäftsführer stützt sich nicht nur auf die fachliche Expertise seiner festangestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern greift auch auf ein internationales Netzwerk von Experten zurück. „So können wir gemeinsam mit unseren strategischen Partnern individuell, effizient und lösungsorientiert helfen und den Weg des Kunden von der analogen Archivtechnik ins digitale Zeitalter erfolgreich und langfristig begleiten.“
Die individuelle Unterstützung des Dienstleisters für effizientes Informationsmanagement basiert in diesem Bereich auf zwei Produkten. „Zum einen stützen wir unsere Arbeit im Bereich Informationsmanagement auf OnBase von Hyland Software“, so der 51-Jährige. „Hier sind wir strategischer Vertriebs- und Servicepartner für Europa.“ Mit OnBase sind Dokumente und jegliche Art von Inhalten jetzt auf Tastendruck verfügbar, nach denen früher zeitaufwendig gesucht werden musste. Christian Kowalewski verspricht eine einfache Anpassung an den spezifischen Einsatzzweck durch Konfiguration mit wenig Programmieraufwand. Je nach Bedarf einzelner Unternehmensabteilungen ist die Anwendung schnell und individuell skalierbar.
Intelligentes Dokumenten-Management
Mit RetSoft kann eebos eine einzige, zentral verwaltete Datenbank anbieten, die in jeder Branche zum Einsatz kommen kann und speziell für den Mittelstand entwickelt wurde. Für dieses ausgeklügelte DMS-System ist das eebos-Team exklusiver Distributor für Deutschland, Österreich und die Schweiz. „Gerade in kleineren Unternehmen werden firmeninterne Dokumente noch auf einem Netzwerklaufwerk unter Windows Explorer gespeichert“, weiß Christian Kowalewski. „Das ist nicht nur häufig unstrukturiert und nicht mehr rechtskonform, sondern in höchstem Maße auch unsicher. Ein weiterer Nachteil ist der hohe Zeitaufwand, denn es dauert in der Regel sehr lange, bis die gesuchten Dokumente und Informationen auf dem Bildschirm verfügbar sind. Schnell verliert der Anwender hier die Übersicht und ist überfordert. Unsere Antwort kommt aus den Niederlanden. Nach dem einfachen wie genialen RetSoft-Prinzip werden alle Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Zeichnungen oder E-Mails an einem zentralen Ort gespeichert.“
In RetSoft können alle Dokumentenarten, auch wenn sie von unterschiedlichen Programmen generiert worden sind, ebenfalls sicher und jederzeit verfügbar gespeichert werden. Schnell und zielsicher werden dem Anwender alle benötigten Informationen zur Verfügung gestellt. Dafür sorgt die ebenso schnelle wie effiziente und leistungsstarke Suchfunktion der Software. Unabhängig vom Standort können je nach Zugriffsrechten auch sensible Daten aus der zentral verfügbaren Datenbank von mobilen Geräten abgerufen werden. „RetSoft ist auf den Mittelstand zugeschnitten und eines der benutzerfreundlichsten Dokumentenmanagement-Systeme auf dem Markt“, verspricht der Experte. „Die Datenbank wird einfach auf dem eigenen Server oder in der Cloud installiert. Fertig.“ Holger Bernert | redaktion@regiomanager.deHolger Bernert
| redaktion@regiomanager.de
Teilen:
Fotostrecke
eebos-Geschäftsführer Christian Kowalewski (Foto: Holger Bernert)
