1 KUNDEN PRÜFEN
Wer neue Kunden gewonnen hat, wird sich erst mal freuen. Aber falls es Zweifel an der Zahlungsmoral und -fähigkeit geben sollte, hat es Sinn, Bonität und Zahlungsverhalten genauer prüfen zu lassen. Namhafte Auskunfteien geben kurzfristig ihre Einschätzung zum Zahlungsverhalten potenzieller Kunden. Bei größeren Firmenaufträgen kann man versuchen, weitere Informationen zu bekommen: etwa durch einen Blick in die Bilanz des neuen Auftraggebers oder über die Veröffentlichungen im Bundesanzeiger (www.unternehmensregister.de). Bei Privatkunden ist das schon schwieriger. Aber vielleicht kennt einer Ihrer Geschäftspartner oder Kollegen den Kunden.
Tipp: Im Zweifelsfall sollte man Vorkasse vereinbaren. Davor scheuen sich viele Unternehmen, weil sie Angst haben, Aufträge zu verlieren. Meist ist die Sorge jedoch unbegründet und je nach Branche (z. B. Online-Handel) schon Usus.
2 ZEITNAHE RECHNUNGEN
Nicht immer ist der Kunde schuld daran, dass nicht sofort Geld aufs Firmenkonto fließt: Manche Unternehmen lassen sich sehr viel Zeit mit der Rechnungserstellung. Das wirkt sich negativ auf die Liquidität aus und die Kunden gewinnen den Eindruck, dass der Betrieb das Geld nicht (schnell) benötigt. Rechnungen sollten nach Lieferung/Leistung so zeitnah wie möglich verschickt werden. Am besten planen Sie einmal wöchentlich einen festen Termin für Rechnungsstellung und Mahnläufe ein. Dann passiert es auch nicht, dass Rechnungen verjähren und umsonst gearbeitet wurde.
Tipp: Abschlagszahlungen sind ein gutes Mittel, um Außenstände niedrig zu halten. Sobald eine Teilleistung erbracht wurde, kann diese in Rechnung gestellt werden. Die Fakturierung muss zeitnah passieren.
3 FRIST SETZEN
Geben Sie auf der Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum an. 14 Tage sind eine angemessene und übliche Frist. Es können auch kürzere oder längere Fristen vereinbart werden. Rein rechtlich tritt 30 Tage nach Fälligkeit einer Rechnung automatisch der Zahlungsverzug ein („Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen“ und „Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug“). Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen formal korrekt sind. Prüfen Sie alle Angaben wie Adresse, Rechnungsnummer, Lieferdatum, Lieferart, Mehrwertsteuer, Steuernummer etc. akribisch. Sonst kann der Kunde den formalen Fehler als Anlass nehmen, nicht zu zahlen.
4 GUTE BUCHHALTUNG
Neben der zügigen Rechnungserstellung ist eine gute Buchhaltung die halbe Miete. Nachdem die Rechnung gestellt wurde, muss die Forderung verbucht werden. Das Fälligkeitsdatum ist besonders wichtig. Natürlich sollten die Zahlungseingänge auch regelmäßig nachgehalten werden. Tipp: Nutzen Sie die Debitorenbuchhaltung auch, um Informationen über Ihre Kunden abzuspeichern. Künftige Zahlungsausfälle können verhindert werden, indem man z. B. für einige Kunden ein Limit pro Auftrag festlegt.
5 ABRECHNUNGEN DELEGIEREN
Wenn der Chef fürs Rechnungsstellen keine Zeit hat und es firmenintern auch sonst keine personellen Ressourcen dafür gibt, sollte man über einen professionellen Abrechnungsdienstleister nachdenken. In der Ärzteschaft ist das schon lange üblich. Auch im Online-Handel übernehmen spezialisierte Dienstleister immer öfter das Forderungsmanagement. Die Abrechnungsdienstleister bieten verschiedene Leistungspakete: von der reinen Rechnungserstellung inkl. Versand, Überprüfung des Zahlungseingangs und Registrierung der Ausfälle bis hin zu den nächsten Schritten, dem Mahnwesen und der Zwangsvollstreckung. Tipp: Da der jeweilige Service nicht kostenfrei ist, lohnt sich ein Blick in die Angebots- und Preisstruktur der verschiedenen Dienstleister.
6 MÄNGEL SCHNELL PRÜFEN
Macht der Kunde Mängel geltend und setzt deswegen die Zahlung aus, sollte der Sache schnell auf den Grund gegangen werden. Ist das nur ein Vorwand? Oder ist die Sache berechtigt? Liegt der Fehler bei Ihnen, muss der Mangel umgehend beseitigt werden. Andernfalls müssen Sie der Mängelrüge schriftlich widersprechen.
7 RICHTIG MAHNEN
Unternehmen, die ihr Forderungsmanagement in Eigenregie betreiben, können 14 Tage nach Fälligkeit eine Zahlungserinnerung oder gleich eine 1. Mahnung versenden. Fügen Sie in beiden Fällen eine Rechnungskopie bei, weisen Sie auf den Verzug hin und geben Sie unbedingt ein neues Zahlungsziel an. Reagiert der Kunde nicht und wurde die Rechnung nach weiteren 14 Tagen nicht beglichen, wird in der 2. Mahnung nachdrücklich auf die Fälligkeit, den Betrag und die Folgen der Nichtzahlung hingewiesen (Vorbehalt rechtlicher Schritte, Abgabe der Forderung/Inkassoverfahren). Die 3. und letzte Mahnung erfolgt nach acht Tagen und enthält einen letzten Zahlungstermin und die Androhung eines Mahnbescheides. Tipp: Über online-mahnantrag.de kann ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Wer die Bürokratie scheut, beauftragt einen Anwalt. Widerspricht der Schuldner nicht, erlässt das Gericht den Vollstreckungsbescheid. Widerspricht der Schuldner, geht das Verfahren in eine Klage über.
8 LÖSUNGEN SUCHEN
Mit den meisten Leuten kann man reden – deswegen lohnt es sich, den persönlichen Kontakt zum säumigen Kunden zu suchen. Spätestens nach der zweiten Mahnung sollte versucht werden, telefonisch zu klären, warum er nicht zahlt. Bleiben Sie freundlich, aber bestehen Sie auf der umgehenden Zahlung der Rechnung. Ist der Kunde momentan glaubhaft nicht in der Lage, die Rechnung zu begleichen, kann gemeinsam nach Lösungen gesucht werden. Stundungen, Raten- oder Abschlagszahlungen wären möglich. Alle Vereinbarungen müssen schriftlich dokumentiert werden, sie gelten vor Gericht als Anerkennung der Forderung. Tipp: Dokumentieren Sie generell sämtliche Absprachen, um Ansprüche nachweisen zu können.
9 FACTORING
Mittelständler verkaufen immer häufiger Forderungen an spezialisierte Anbieter. Diese Dienstleister übernehmen damit auch das Risiko. Weitere Vorteile fürs Unternehmen: Es verbessert seine Liquidität und steigert die Bonität. Vor allem das B2C-Factoring wächst, das heißt, Factoring-Unternehmen finanzieren Forderungen gegen Konsumenten (insbesondere im medizinischen Sektor und Online-Handel). Die Factoring-Firmen verlangen natürlich auch Geld, aber wenn man die internen Personalkosten und möglichen Ausfälle sowie den Ärger, der durch säumige Kunden entsteht, gegenrechnet, kann das eine echte Alternative für Unternehmen sein.
10 INKASSO ODER ZWANGSVOLLSTRECKUNG
Je nach Höhe der Forderung oder bei vielen kleinen Außenständen sollte überlegt werden, ein Inkassobüro einzuschalten. Die Kosten muss der Schuldner tragen. Liegen bereits ein Vollstreckungsbescheid oder Urteil vor, kann gepfändet werden. Zahlt der Schuldner nicht oder ist durch den Gerichtsvollzieher keine Pfändung möglich, muss zunächst der Gläubiger für die Kosten aufkommen. Überlegen Sie sich vor jedem weiteren Schritt, ob sich der Aufwand lohnt. Im schlimmsten Fall, wenn beim Schuldner nichts zu holen ist, muss die Forderung abgeschrieben werden.
Tipp: Manche Inkassobüros haben durch ihr aggressives Geschäftsgebaren die gesamte Branche in Verruf gebracht. Es gibt aber auch seriöse Anbieter. Damit Ihr Unternehmen keinen Imageschaden erleidet, sollten Sie nur seriöse Büros beauftragen. Achten Sie bei der Auswahl z. B. auf die Referenzen und fragen Sie nach der Vorgehensweise.
Claudia Schneider | redaktion@regiomanager.de
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