1 ZIELE SETZEN
Die Zeitmanagement-Theorien haben sich im Laufe Jahre gewandelt: Früher standen To-do-Listen, Kalender und Terminplaner im Vordergrund, mit deren Hilfe man die Zeit einteilen konnte, um möglichst effizient zu arbeiten. Heute raten Coaches: Wir müssen nicht die Zeit managen, sondern uns selbst. Voraussetzung ist, dass wir uns über unsere individuellen Ziele bewusst werden. Damit sind nicht nur materielle Ziele, Positionen und Macht gemeint, sondern auch private Ziele, Beziehungsmanagement und Erholung. Work-Life-Balance gehört dazu. Man sollte sich generelle, übergeordnete Ziele setzen, aber auch kurzfristige und je nach Rolle, die man einnimmt (z.B. Personalmanager, Ehemann, Vorsitzender im Sportverein, Mitglied Elternpflegschaft).
Tipp: Der Schweizer Coach Hans-Peter Zimmermann rät, zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden. Dringende Dinge sind meist an Fristen gebunden und werden von außen an einen herangetragen. Sie müssen erledigt werden – die Frage ist, ob man das immer selbst machen muss. Wirklich wichtige Dinge sind aber solche, die einem persönlich am Herzen liegen und die man unbedingt im Leben erreicht haben will. Für diese wichtigen Ziele sollte man sich jeden Tag mindestens eine Stunde Zeit nehmen.
2 ZEITFRESSER IDENTIFIZIEREN
Jeder Mensch ist anders. Für den einen bedeutet ein bestimmtes Aufgabenpensum Stress, für den anderen ist das die richtige Auslastung. Was die einen als Zeitverschwendung empfinden, sehen andere als kreative Pause. Wie sieht es bei Ihnen aus, wo stecken Ihre Zeitfresser? Wann fühlen Sie sich unwohl? Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit? Was sollte weniger werden? Notieren Sie sich am besten die Antworten. Dieses Blitzlicht auf den beruflichen und privaten Alltag verschafft Ihnen Überblick.
Tipp: Zuletzt sollten Sie sich die Frage stellen, was Sie sofort tun könnten, damit sich wenigstens ein bisschen ändert. Schon kleine Veränderungen können große Impulse geben.
3 KONZEPTE MACHEN
Statt einfach eine To-do-Liste zu erstellen und abzuhaken, rät Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum, zunächst grobe Konzepte von den Aufgaben zu skizzieren. Das verschafft einem einen besseren Überblick über Umfang und Dauer der Aufgaben. Erst danach folgt die To-do-Liste. Die jeweiligen Aufgaben werden geplant in den Tagesablauf integriert.
Tipp: kein Meeting ohne aussagekräftige Tagesordnung, klare Zielvorgaben und Protokoll. Diese Formalien sparen enorm viel Zeit und disziplinieren die Teilnehmer. Sonst läuft man Gefahr, „Geschwafel“ Raum zu bieten und am Ende ohne Ergebnis dazustehen.
4 PRIORITÄTEN SETZEN
Sie haben bestimmt schon vom Pareto-Prinzip gehört: Es besagt, dass in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der wichtigen Dinge erledigt werden können. Aber 80 Prozent der Zeit braucht man, um unwichtige Dinge zu erledigen. Deswegen ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und sich bei der Arbeit auf das Wesentliche zu konzentrieren. Was ist wirklich dringend und wichtig? Was hat langfristige Auswirkungen? Beispielsweise könnten strategische Konzepte, Budgetplanung oder Personalauswahl Vorrang haben vor Telefonaten oder der Postsichtung.
Tipp: Man kann das Pareto-Prinzip auch anders deuten: Vielleicht sollte man im Beruf und Alltag öfter mal mit 80 Prozent zufrieden sein. Wer auf Perfektionismus verzichten kann, wird erstaunt sein, welche Zeitreserven sich auftun.
5 MIT BIORHYTHMUS AKTIV
Jeder Mensch hat seinen persönlichen Biorhythmus. Wer dagegen arbeitet, wird oft enttäuscht sein, dass er das vorgenommene Arbeitspensum nicht schafft. Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, sollte man möglichst dann erledigen, wenn man sein persönliches Leistungs- und Kreativhoch hat.
Tipp: Auch für Dinge, die einem sehr wichtig sind, sollte man sich in den Hochphasen Zeit nehmen. Das gilt auch für private Ziele. Falls Sie z.B. ein Instrument oder eine neue Sprache lernen wollen, üben Sie vielleicht schon vor der Arbeit, falls das Ihrem Biorhythmus entspricht.
6 DIE WOCHE IM BLICK
Ohne Planung geht es auf Dauer nicht. Auch wer spontan und flexibel reagieren kann und muss, sollte am besten die Woche im Voraus planen. Wichtig dabei ist, dass auch gezielt Termine für die persönlichen Prioritäten gemacht werden. Dieser Wochenüberblick hilft dabei, ein möglichst ausgewogenes Leben zu führen und berufliche und private Dinge zu berücksichtigen.
Tipp: Sowohl im Job als auch im Privatleben können täglich Zusatzaufgaben und unvorhergesehene Ereignisse den Tagesplan durcheinanderbringen. Klar, dass man dann aktuell priorisieren muss. Der Wochenplan sollte generell auch „Luft“ und Zeit fürs Nichtstun enthalten.
7 GESCHICKT DELEGIEREN
Man muss nicht alles selbst erledigen. Delegieren Sie Aufgaben und Aufträge. Trauen Sie Ihren Mitarbeitern ruhig etwas zu. Anfangs kostet es zwar Zeit, andere Leute zu informieren oder einzuarbeiten, aber mittel- und langfristig ist das eine Entlastung. Sie müssen allerdings deutlich kommunizieren, welche Ergebnisse Sie wünschen, welche Methoden angewendet werden sollen und welche Ressourcen zur Verfügung stehen (finanziell, menschlich, technisch, organisatorisch).
Tipp: Mitarbeiter wünschen sich oft, anspruchsvollere Aufgaben und mehr Verantwortung übernehmen zu können. Beispielsweise könnten Sie Ihre Sekretärin oder eine Assistentin schulen, damit sie Korrespondenz übernehmen kann und auch Ihre Post bearbeitet.
8 DIE ABSCHIRMMETHODE
Seien Sie nicht immer erreichbar. Wenn Sie Zeit eingeplant haben, um konzentriert ein Konzept zu schreiben oder andere Arbeiten zu erledigen, stellen Sie das Telefon aufs Sekretariat um und schließen Sie ruhig Ihre Bürotür. Andere Störfaktoren wie Handys oder aufpoppende Mailnachrichten beseitigen Sie am besten durch Ausschalten. Kommunizieren Sie in Ihrer Abteilung oder Firma, dass ein Kalendereintrag wie „Bürozeit“ bedeutet, dass Sie nicht gestört werden wollen.
Tipp: Mit einem Wort lässt sich ganz viel Zeit sparen: „Nein“. Trauen Sie sich öfter mal Nein zu sagen, wenn es nicht in Ihren Zeitplan passt. Oder wenn es Ihnen im Privatleben nicht in den Kram passt.
9 RÜCKSICHT NEHMEN
Bisher haben wir nur aus der eigenen Perspektive betrachtet, wie man Zeit spart. Denken Sie auch an Ihre Mitarbeiter, Kollegen oder Familie und Freunde. Klauen Sie nicht anderen Leuten die Zeit. Halten Sie sich an vereinbarte Termine, überziehen Sie nicht die geplante Meetingzeit, vermeiden Sie möglichst Verspätungen oder das Verlegen von Terminen.
Tipp: Nutzen Sie für Terminabsprachen Tools wie „Doodle“ oder überlassen Sie Ihrer Sekretärin diese Aufgabe.
10 DIE TELEFONHOHEIT
Ein Telefon oder Handy einfach klingeln zu lassen, fällt den meisten Leuten unheimlich schwer. Reflexartig werden die Gespräche angenommen. Das sollten Sie sich abgewöhnen, denn sonst werden Sie aus Ihren Gedanken gerissen und müssen sich doppelt einarbeiten. Lassen Sie das Telefon klingeln, wenn Sie gerade bei einer wichtigen Sache sind. Wenn der Anruf wichtig ist, wird sich derjenige noch einmal melden. Außerdem: Wozu gibt es Anrufbeantworter? Leute, die partout nicht auf den Anrufbeantworter sprechen, können Ihnen auch eine Nachricht schreiben.
Tipp: Terminieren Sie wichtige Telefonate. Das gewährleistet, dass Ihr Gesprächspartner auch Zeit hat und dass er sich auf den Inhalt des Gesprächs vorbereiten kann.
Claudia Schneider | redaktion@regiomanager.de
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