„Wer jetzt noch nicht auf dem Weg ist, wird es in absehbarer Zeit schwer haben“, findet Stefan Bolzenius deutliche Worte. Es geht um das Thema Digitalisierung – und hier ist sein Architekturbüro schon so manchen wichtigen Schritt gegangen.
Seit gut vier Jahren arbeitet das Architekturbüro Bolzenius weitestgehend papierlos. Dicke Projektordner? Fehlanzeige! Stattdessen gibt es eine gut sortierte Ordnerstruktur. Alle relevanten Daten sind in einer Cloud abgelegt, auf die sämtliche Projektbeteiligten Zugriff haben. Die Vorteile liegen auf der Hand: „Digitalisierung bedeutet für alle Seiten mehr Geschwindigkeit, Transparenz und Sicherheit. Außerdem ist es nachhaltiger und günstiger, da wir ja Papier sparen“, sagt Stefan Bolzenius.
Bereits seit einiger Zeit nutzte das Architekturbüro aus Herzebrock-Clarholz – mit 28 Mitarbeitenden ist es eines der größten in Ostwestfalen-Lippe – die EDV zur internen Ablage. Dann kam Corona und damit ein wahrer Digitalisierungs-Booster. „Aus der Notwendigkeit heraus, das Team ins Homeoffice zu schicken, haben wir die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation und des digitalen Datenaustauschs damals konsequent genutzt. Dazu war es erforderlich, dass alle Projektbeteiligten jederzeit den vollständigen und sicheren Datenzugriff haben“, erklärt Bolzenius. „Das war damals wichtig – und ist es in Zeiten, in denen vermehrt Homeoffice gewünscht wird, noch immer. Corona hat unseren Digitalisierungsprozess definitiv beschleunigt.“
Digitale Daten sind jederzeit verfügbar und aktuell
Planungsstand, Aktualisierungen und Änderungen sind dank digitaler Prozesse nun jederzeit und an jedem Ort für alle Beteiligten sichtbar und leicht nachzuvollziehen. „So können wir sicher sein, dass alle immer auf dem neuesten Stand sind“, betont Bolzenius und nennt ein ganz praktisches Beispiel: „Selbst auf der Baustelle können unsere Bauleiter immer auf den aktuellen Planungsstand zugreifen oder vor Ort Angaben ergänzen.“
Papierunterlagen gibt es jetzt nur noch in besonderen Fällen und auf speziellen Wunsch. „Wir müssen nach wie vor Pläne in Papierform auf die Baustellen geben. Das geht noch nicht anders. Auch Vertragsunterlagen verschicken wir teilweise in gedruckter Form, wenn die Vertragspartner noch nicht in der Lage sind, sie digital zu verarbeiten. Und auch manche kleinere Unternehmen oder Handwerksbetriebe sind noch nicht so weit, aber auch das werden immer weniger“, so Bolzenius.
Kommunen stellen vermehrt auf digitale Bauantragsverfahren um
Allgemein nimmt die Entwicklung spürbar Fahrt auf und erfasst immer mehr Bereiche. „Auslöser für uns, die Digitalisierung endgültig voranzutreiben, war, dass bereits seit 2009 der Kreis Gütersloh als eine der ersten Kommunen digitale Bauantragsverfahren ermöglichte. Auch wenn die Umstellung leider noch nicht flächendeckend umgesetzt ist, werden es immer mehr“, erläutert die Architektin Petra Lengfeld. Zusammen mit Geschäftsführer Stefan Bolzenius und Ulla Rahe (kaufmännische Leitung) bildet sie als Büroleiterin das Führungstrio des Architekturbüros. „Wir haben für unsere Bauanträge die Struktur des Kreises Gütersloh übernommen, bearbeiten und legen alle Anträge nach diesem System ab. Das hat sich bewährt. Nur für diejenigen, die die Anträge noch in Papierform brauchen, drucken wir sie hinterher aus.“ Auch beim Vergabe- und Auftragsmanagement sei die Digitalisierung unerlässlich: Gedruckte Leistungsverzeichnisse, Verhandlungsprotokolle und Aufträge gebe es eigentlich kaum noch. Gleiches gilt für die Aufmaß- und Rechnungsprüfung.
Digitalisierung macht „Datenwust“ transparent
„Papier ist ein Auslaufmodell“, stellt Stefan Bolzenius so auch fest und ergänzt. „Wenn man wie wir Projekte generalistisch über alle Leistungsphasen durchgängig abwickelt, geht es heute auch gar nicht mehr anders als digital.“ Das Architekturbüro Bolzenius deckt neben den klassischen Architekturleistungen auch die Generalplanung, Service- und Beratungsdienstleistungen ab. Für die Kunden bedeutet dieser Alles-aus-einer-Hand-Service eine hohe Verlässlichkeit bei gleichzeitiger Flexibilität in den Projekten. Für das Architekturbüro bedeutet es: Sämtliche Planungsdaten aller Projektbeteiligten laufen dort zusammen, egal wie viele Fachplaner und Behörden beteiligt sind – „ein riesiger, unübersichtlicher Papierwust, wollten wir das alles analog ablegen und an alle Beteiligten verschicken“, schmunzelt Petra Lengfeld. Hinzu komme, dass heute der Aufwand für Dokumentation und Revisionspflicht deutlich höher sei als vor einigen Jahren. Nur mithilfe effektiver, digitaler Prozesse sei das zu kompensieren.
Technik und Arbeitsabläufe müssen stimmen
Grundvoraussetzung dafür, dass das funktioniert, ist die passende, maßgeschneiderte Hard- und Software. „Ich kann jedem nur raten, sich hier genau zu informieren und wo nötig externe Spezialisten heranzuziehen“, so Bolzenius. Nicht für jedes Unternehmen sind die Anforderungen gleich. In seinem Architekturbüro arbeitet das Team mit einem Projektplanungs- und Datenmanagement-Programm. Sämtliche Protokolle werden hier projektbezogen abgebildet. Der Datenaustausch erfolgt über eine Dokumentenmanagement-Plattform in einer Cloud. Das ermöglicht den sicheren, transparenten und schnellen Datenaustausch mit allen Projektbeteiligten, darunter auch Fachplaner und die einzelnen Gewerke. Für jede Baustelle gibt es zudem ein digitales Bautagebuch.
Bolzenius arbeitet mit einer leistungsstarken, redundanten Serveranlage. Redundant sind Systeme, wenn gleiche technische Komponenten und Datensätze mehrfach parallel vorhanden sind, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Fällt eine Komponente etwa wegen eines Stromausfalls aus, ist der Datenzugriff über eine andere immer noch möglich. „Auch das ist eine wichtige Voraussetzung für ein papierloses Büro“, betont der Architekt. Alle Arbeitsplätze sind zudem mit leistungsstarken Rechnern ausgestattet, beispielsweise für die CAD-Planung, die heute flächendeckend Standard ist. Und mit einem zweiten, drucksensitiven Bildschirm. So sind handschriftliche Notizen, Unterschriften, Kommentare und Korrekturen direkt in der Datei möglich und für alle anderen sichtbar.
So weit zu den technischen Voraussetzungen. Doch die Tücke liegt bekanntlich im Detail. Ohne eine einheitliche, auf das Unternehmen maßgeschneiderte Ordnerstruktur und ein Team, das sich daran hält, muss jedes papierlose Büro scheitern. „Diese Struktur gilt es im Vorfeld zu erstellen und festzulegen. Es muss eindeutige Dateibezeichnungen für die interne Ablage und für die externe Kommunikation geben. Klare Regeln, die allen bekannt sind und die sie konsequent einhalten. Es ist ein hohes Maß an Arbeitshygiene und Disziplin in den Vorgängen notwendig“, meint Stefan Bolzenius.
BIM wird künftig die Planung bestimmen
Doch nicht nur die Datenablage und der Informationsaustausch laufen digital. Bauprojekte werden heute ausschließlich per CAD (Computer-Aided Design) geplant. Hier entstehen von Beginn an komplexe 3D-Modelle, von denen alle erforderlichen Darstellungen abgeleitet werden können. Das bringt besondere Herausforderungen mit sich: „Im digitalen 3D-Modell muss absolut sauber und exakt gearbeitet werden“, sagt Petra Lengfeld.
Noch anspruchsvoller ist das BIM-konforme Arbeiten. Das sogenannte „Building Information Modeling“ ist die Grundlage für die digitale Transformation von Architektur, Ingenieur- und Bauwesen. Auf Grundlage digitaler Modelle eines Bauwerks werden alle für seinen Lebenszyklus relevanten Informationen und Daten konsistent erfasst: von der ersten Planung über Bau, Inbetriebnahme und Nutzung bis hin zum möglichen Rückbau. Diese können dank der kooperativen Arbeitsmethode verwaltet und zwischen allen Beteiligten ausgetauscht, aktualisiert und bearbeitet werden. „Aus dieser kurzen Beschreibung wird deutlich, wie komplex das Thema ist, aber auch, wie relevant für die Zukunft. Nehmen wir das Beispiel zukunftsorientierte Planung und Nachhaltigkeit: Neben den Entscheidungen während des Planungs- und Bauprozesses kann BIM auch langfristig zu einem umweltschonenden Umgang mit Ressourcen und Baustoffen beitragen“, erklärt Bolzenius. Wegen der Komplexität des sehr aufwendigen Prozesses könnten ihn derzeit nur wenige große Büros vollumfänglich abbilden. „Wir haben uns auf diese Entwicklung eingestellt und entwickeln uns kontinuierlich in diesem Bereich weiter. Die Weichen haben wir dafür bereits gestellt: Denn BIM-konform zu arbeiten, erfordert die hundertprozentige Digitalisierung des Büros.“
Vorreiter sein bei der Digitalisierung – für Stefan Bolzenius und sein Team ist das längst keine Frage des Ob, lediglich des Wie. „Die Digitalisierung ist nicht nur in unserer Branche zwingend erforderlich. Es geht nicht mehr anders. Das steht längst außer Frage. Wir alle müssen die Digitalisierung anpacken und in unserem Bereich umsetzen. Machen ist angesagt. Wer nur redet, aber den Weg nicht geht, der wird eher früher als später abgehängt.“
Bolzenius | Team für Architektur
Uthofstr. 40
33442 Herzebrock-Clarholz
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