REGIO MANAGER: Herr Dr. Panne, als Berater unterstützen Sie Unternehmen dabei, ihre Abläufe und Prozesse systematisch zu verbessern; warum?
Dr. Tobias Panne: Ich bin überzeugt, dass die Freisetzung von Potenzialen der Schlüssel zu einer erfolgreichen – und nachhaltigen – Zukunft ist. Gleichzeitig sehe ich immer wieder, dass sich viele Unternehmen schwer damit tun, ihre Möglichkeiten zu erkennen und nutzbar zu machen. Mit meiner Erfahrung und einem neutralen Blick von außen möchte ich Unternehmerinnen und Unternehmern dabei unterstützen, sich und ihre Firmen systematisch weiterzuentwickeln.
RM: Ist das nicht ein alter Schuh?
TP: Die Ansätze und Methoden sind tatsächlich nicht neu. Erste Veröffentlichungen zu dem Thema gab es bereits in den 1980er Jahren und spätestens seit der Jahrtausendwende wird in der Literatur davon ausgegangen, dass Prozessoptimierung keinen Wettbewerbsvorteil liefert, sondern eine zwingende Voraussetzung ist, um überhaupt wettbewerbsfähig zu sein.
Die Realität in den Unternehmen ist jedoch eine grundsätzlich andere. Egal ob kleiner mittelständischer Betrieb oder internationaler Großkonzern: Ich habe noch kein Unternehmen gesehen, das seine Optimierungspotenziale ausgeschöpft hat. In den meisten Fällen werden diese Potenziale noch niemals erfasst, geschweige denn systematisch gehoben.
RM: Woran liegt das in Ihren Augen?
TP: Die Gründe hierfür sind vielseitig. Manche Unternehmen haben schlichtweg kein Bewusstsein dafür, dass sie Optimierungspotenziale haben. In vielen Fällen fehlen die Ressourcen oder die methodischen Fähigkeiten, um Verbesserungen systematisch zu erfassen und umzusetzen. Dieses Problem stellt sich insbesondere bei KMU häufig. Leider sehe ich auch immer wieder, dass Optimierungsinitiativen zwar angegangen, aber nur mangelhaft umgesetzt werden.
Das Ergebnis ist in allen diesen Fällen ähnlich: Die betroffenen Unternehmen können ihre Potenziale nicht entfalten und bleiben damit hinter ihren Möglichkeiten zurück.
RM: Wie können Unternehmerinnen und Unternehmer diese Fehler vermeiden?
TP: Eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Prozessoptimierung ist es, dass das Unternehmen Zugriff auf die benötigten Kompetenzen und Erfahrungen bekommt. Diese kann sich ein Unternehmen wahlweise durch Weiterbildung eigener Mitarbeiter aneignen, durch die Einstellung passender Experten erwerben oder sich über externe Berater einkaufen.
In der Praxis bietet sich eine Kombination aus Weiterbildung und der Nutzung von Experten an. Bei größeren Unternehmen, die langfristige Optimierungsprogramme aufbauen wollen, empfiehlt sich die Einstellung solcher Experten. In den meisten Fällen ist jedoch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Beratern zielführender, da diese in der Regel kurzfristiger verfügbar sind und nach Abschluss eines Projekts nicht weiter beschäftigt werden müssen.
RM: Wenn Unternehmensberater für Optimierungsmaßnahmen gerufen werden, dann befürchten viele Mitarbeiter, dass die Standardantwort Personalkürzungen sind …
TP: Das ist ein Vorurteil, das sich leider hartnäckig hält und die Arbeit von Beratern im Unternehmen durch mangelndes Vertrauen unnötig erschwert. Dabei gibt es in den meisten Fällen deutlich sinnvollere Wege, um die durch Effizienzsteigerung freigesetzten Ressourcen zu nutzen als Mitarbeiter zu entlassen und dadurch Kosten zu reduzieren.
RM: Welche wären das?
TP: Zunächst einmal haben viele Unternehmen aktuell große Probleme, ausreichend viele qualifizierte Mitarbeiter zu finden. In dieser Situation kann eine gezielte Effizienzsteigerung einerseits einen bestehenden Personalmangel lindern, andererseits lässt sich die Kapazität steigern. Beides hat einen positiven Effekt auf den Umsatz bei gleich bleibenden Kosten.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die frei werdenden Ressourcen für die Weiterentwicklung des Unternehmens zu nutzen, beispielsweise um neue Geschäftsfelder zu entwickeln, neue Märkte zu erschließen oder neue Technologien und Methoden einzuführen. Diese Aktivitäten steigern langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und ermöglichen Wachstum.
Maßnahmen zur Effizienzsteigerung führen also nicht zwingend nur zur Kostenreduktion – das heißt den befürchteten Entlassungen –, sondern können auch Wachstum und Entwicklung ermöglichen.
RM: Welche weiteren positiven Effekte hat eine Prozessoptimierung?
TP: Zwischen Auftragsannahme und Versand sind eine Vielzahl von Abteilungen bzw. Funktionen in den Herstellungsprozess eingebunden, wodurch die Abläufe langsam, störanfällig oder beides sind. Für die beteiligten Mitarbeiter ist solch ein Setup in der Regel frustrierend, da sie ihre Arbeit nicht so erledigen können, wie sie es gerne würden.
Die Optimierung eines solchen Prozessnetzwerks führt im ersten Schritt dazu, dass zu jedem Zeitpunkt alle benötigten Informationen und Materialien verfügbar sind, was die Durchlaufzeit und die Störanfälligkeit reduziert und somit die Qualität verbessert. Die damit einhergehende erhöhte Transparenz ermöglicht es dem Unternehmen, flexibler zu agieren. Gleichzeitig steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, da sich die Beteiligten auf ihre eigentliche Tätigkeit fokussieren können und sich nicht um die Lösung von unnötigen Problemen kümmern müssen.
RM: Wie sollten Unternehmen vorgehen, wenn sie diese Vorteile für sich nutzbar machen möchten?
TP: Zunächst sollten sich die verantwortlichen Personen in dem Unternehmen überlegen, welches primäre Ziel sie erreichen möchten: soll Wachstum ermöglicht, Flexibilität gesteigert oder Qualität verbessert werden?
Wenn die Ziele definiert sind, müssen die Methoden und Werkzeuge ausgewählt werden, die für die gewählte Fragestellung am besten geeignet sind. Hierbei ist zu beachten, dass die Ansätze grundsätzlich auf die konkrete Situation angepasst werden müssen und nicht einfach blind übernommen werden können. Dieser Schritt benötigt Erfahrung.
Nachdem diese Schritte erfolgt sind, kann die eigentliche Prozessoptimierung beginnen. Hierbei sollten Unternehmen insbesondere darauf achten, systematisch zu arbeiten und das Vorgehen über ein adäquates Change-Management zu begleiten, damit die erarbeiteten Veränderungen akzeptiert und langfristig verankert werden.
RM: Sie hatten erwähnt, dass spezialisierte Berater maßgeblich zum Erfolg von Prozessoptimierungen beitragen können. Wie können unsere Leser eine geeignete Unterstützung finden?
TP: Erstens sollte der Berater die relevanten Fähigkeiten anbieten, also auch begleitende Bereiche wie Projektmanagement und das eben angesprochene Change-Management. Weiterhin sollte der Berater qualitativ gut arbeiten. Hier sind Empfehlungen wie beispielsweise die „Starken Partner“ oder Zertifizierungen unabhängiger Verbände gute Indikatoren.
RM: Vielen Dank für das Gespräch, Herr Dr. Panne.
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Inhaber Dr. Tobias Panne
