Ein Beirat ist für viele Familienunternehmer nichts Neues mehr. „Zwischen 50 und 70 Prozent der deutschen Familien-
unternehmer haben einen Beirat“, schätzt
Dr. Christoph Achenbach, Unternehmensberater und Buchautor zum Thema Beiräte. Die Anzahl der Beiratsgremien sei in den vergangenen fünf Jahren vor allem bei Mittelständlern gewachsen, da viele Unternehmen „sehr gute Erfahrungen mit diesem Gremium“ gemacht hätten, so Achenbach weiter.
Ein Unternehmer, der für sein Unternehmen einen Beirat plant, sollte „vorab die Aufgaben und Rechte des Beirats genau festlegen und sich über Entscheidungsbefugnisse des Beirates Gedanken machen, beispielsweise inwieweit der Beirat bei Entscheidungen der Geschäftsführung ein Mitspracherecht hat und inwieweit Entscheidungen der Geschäftsführung der Zustimmung des Beirates bedürfen“, rät der Duisburger Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Dirk Weber.
Verschiedene Funktionen
Beiräte, die häufig auch als „Verwaltungsrat“ oder „Gesellschafterausschuss“ bezeichnet werden, können „entweder kontrollierend, beratend oder auch vermittelnd zwischen Gesellschaftern tätig werden, die miteinander uneins sind“, sagt Nora Liebenthal, Volljuristin und Beraterin Recht bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Aachen. Bei Aktiengesellschaften sei ein Aufsichtsrat gesetzlich vorgeschrieben. „Der Beirat auf freiwilliger Basis ist für Unternehmen mit der Rechtsform der GmbH von seiner Funktion her vergleichbar mit dem Aufsichtsrat, sofern der Beirat eine kontrollierende Funktion innehat“, sagt die IHK-Expertin. „In Familienunternehmen, bei denen die Familie nicht in der Geschäftsführung vertreten ist, sondern nur auf der Gesellschafter-Ebene, könnte ein Beirat dazu dienen, diese unterjährig über bestimmte Entscheidungen der Geschäftsführung zu informieren und gegebenenfalls auf die Entscheidungen Einfluss zu nehmen“, so Weber. In mittelständischen Unternehmen, bei denen die Anteile am Unternehmen in der Hand verschiedener Familienmitglieder liegen, gäbe es daher häufig einen Beirat.
Der Beirat prüfe laut Weber als kontrollierende Instanz beispielsweise die vorbereiteten Entscheidungen der Geschäftsführung oder des Vorstands im Hinblick auf bestimmte Fragestellungen wie Angebotseinholung und Angebotsauswahl oder Budgeteinhaltung. In Beiräten, die kontrollierend tätig sind, sollten die Mitglieder Liebenthal zufolge daher im Bereich Management, Recht und Steuern qualifiziert sein, „müssen aber nicht zwingend aus der gleichen Branche kommen“. Es komme auf die Unternehmensstruktur an, ob sich ein Beirat lohnt, so Liebenthal weiter. Gerade bei Gründungen im Hochschulbereich nutzen viele Existenzgründer die Expertise von fachlichen Beiräten. Geeignete Mitglieder für den Beirat finden Unternehmer Liebenthal zufolge meist über Netzwerke und persönliche Kontakte, sowohl in dem Unternehmen als auch extern. „Als externe Experten wurden früher vor allem Banker, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nachgefragt. Die Suche geht aber immer mehr hin zu neutralen, objektiven ,Vollblut`-Unternehmern, insbesondere wegen deren unternehmerischer Expertise und spezifischen Branchen-Know-hows“, erklärt Achenbach.
Zusätzliche Besonderheiten
Häufig trifft man in der Praxis an, dass die Mitglieder des Beirats eine Sitzungspauschale beziehungsweise Aufwandsersatzentschädigung erhalten. Dies werde individuell vom Unternehmen festgelegt. Beiratsmitglieder werden laut Weber meist für drei bis vier Jahre gewählt. Gerade externe Mitglieder des Beirats könnten damit den Ausfall ihrer Arbeitszeit kompensieren, sagt Weber. „Im Durchschnitt erhalten Mitglieder des Beirats zwischen 2.000 und 4.000 Euro pro Sitzung“, sagt Achenbach. Deutsche Beiräte treffen sich Achenbach zufolge in der Regel im Durchschnitt zwischen zwei- und viermal im Jahr, bei vier Sitzungen also eine Sitzung pro Quartal. In der ersten Beiratssitzung des Jahres werde meist der Jahresabschluss des vorherigen Geschäftsjahres besprochen. Kurz vor der Sommerpause gäbe es meist noch ein Treffen, bei dem es um operative, unterjährige Themen gehe, so Achenbach. „Im September führen viele Beiräte eine Sitzung durch, um die Strategie der kommenden Jahre zu diskutieren, und in der letzten Sitzung des Jahres bespricht der Beirat die konkrete Budgetplanung für das kommende Jahr“, sagt der Experte.
Der Beirat sei zwar ein freiwilliges Gremium, aber trotzdem müssen Unternehmen dabei rechtliche Vorschriften beachten, weiß Liebenthal. Wenn ein Beirat beispielsweise eine Kontrollfunktion ausführe, müsse er laut der IHK-Expertin im Handelsregister eingetragen und im Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden, und diese Eintragungen seien für das Unternehmen mit Kosten verbunden. „Um wettbewerbsrechtliche Schwierigkeiten wie eine Abmahnung zu vermeiden, dürfen Beiratsmitglieder auf Geschäftsbriefen nur als solche benannt werden, wenn sie eine Kontrollfunktion im Unternehmen ausüben“, warnt Liebenthal. Regelungen zu Beiräten würden meist bei der Gründung des Unternehmens in den Gesellschaftsvertrag beziehungsweise die Satzung mit aufgenommen, da zu diesem Zeitpunkt der Gesellschaftsvertrag und die Satzung bei einer GmbH kreiert würden und sich laut Weber im Rahmen des Gründungsvorgangs auch Gedanken über die Unternehmensorgane gemacht würden. In der Regel seien bei Unternehmensgründungen Rechtsanwälte und Notare sowie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit eingebunden, die laut Weber „Unternehmer auch bei Fragen zur Installation und zur Gründung eines Beirats unterstützen können“.
Barbara Bocks | redaktion@regiomanager.de
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