Onboardig: Neue Willkommenskultur

Eine herzliche Begrüßung und professionelles Onboarding erleichtern neuen Mitarbeitern den Start in Ihrem Unternehmen ungemein. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die aber immens viel ausmachen.
(Foto: ©Prostock-studio – stock.adobe.com)
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Der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters – und weder ein eingerichteter Computer noch ein einsatzbereites Telefon stehen ihm an seinem zukünftigen Arbeitsplatz zur Verfügung. Unglaublich? Doch leider kommt dies gar nicht so selten vor. Laut einer aktuellen Studie der Stellenbörse Stepstone, für die rund 13.000 Fach- und Führungskräfte nach ihren Erfahrungen zum Start in den neuen Job befragt wurden, haben mehr als ein Drittel der Fachkräfte in Deutschland eine solche Situation schon einmal erlebt. Wie die Studie weiterhin zeigt, wird zudem nur die Hälfte der Fachkräfte an ihrem ersten Tag von ihrem neuen Vorgesetzten persönlich begrüßt. Bei jedem sechsten Befragten war noch nicht einmal das Team über den Arbeitsbeginn des neuen Kollegen informiert.

Wertschätzender Umgang

Wer so wenig wertschätzend mit neuen Mitarbeitern umgeht, macht sich als Arbeitgeber nicht gerade beliebt – und läuft Gefahr, dass sich Talente schnell wieder verabschieden. Angesichts des Fachkräftemangels kann es sich heute aber kein Unternehmen leisten, qualifizierte Mitarbeiter zu verlieren. „Die Leute zu halten wird fast noch wichtiger, als sie einzustellen“, sagt Silke Masurat, Geschäftsführerin der zeag GmbH (Zentrum für Arbeitgeberattraktivität) und Ausrichterin des Arbeitgeberpreises „Top Job“. Dabei spiele die Bindung vom ersten Tag an und sogar bereits vor dem ersten Arbeitstag eine wesentliche Rolle: Professionelles Onboarding fange schon mit dem „Preboarding“,der Zeit ab Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag, an. Schließlich sind es in der Regel noch einige Wochen, in denen es sich der neue Mitarbeiter noch einmal anders überlegen und wieder absagen kann.

Aufmerksamkeiten ab Vertragsunterzeichnung

Sie sollten daher Ihr Möglichstes tun, um die Motivation des Eingestellten für den neuen Job zu erhalten. So können Sie den zukünftigen Mitarbeiter schon vorab kontinuierlich mit Infos zum Job versorgen. „Es reichen Kleinigkeiten wie eine Begrüßungsmail oder ein Willkommenspaket mit Infos und Gimmicks zum Unternehmen. Die Hauptsache ist, dass es nicht bei einer einmaligen Aktion bleibt, es dem Mitarbeiter einen Mehrwert bietet und ihm das Gefühl gibt, im neuen Unternehmen willkommen zu sein“, sagt Johannes Haase, der bei Xing die Gruppe „HR Onboarding Deutschland“ moderiert. Seines Wissens nach sind es insbesondere die kleinen Dinge – z. B. auch Einladungen zu Firmenveranstaltungen –, die dem neuen Mitarbeiter ein gutes Gefühl für seinen künftigen Arbeitgeber geben.

Onboarding per App

Elektronische Helfer sind beim Onboarding eine Überlegung wert. Immer mehr Firmen nutzen beispielsweise Onboarding-Apps, die die neuen Mitarbeitenden auf ihr Handy laden können. Insbesondere IT-Unternehmen experimentieren damit und vermitteln den Kandidaten per App– oft auch auf spielerische Weise – Wissenswertes über die Organisation. So können etwa neue Mitarbeiter des Münchener IT-Beratungshauses MaibornWolff über ein Memory-Spiel ihre Kollegen „kennenlernen“. Der Vorteil solcher digitalen Tools: Sie sparen Zeit beim Onboarding-Prozess, denn viele administrative Dinge werden schon im Vorfeld geklärt.

Soziale Integration

Am ersten Arbeitstag heißt es dann den neuen Mitarbeitenden willkommen heißen! Ein herzlicher Empfang mit Blumenstrauß oder eine andere Willkommensgeste sollte dabei eine Selbstverständlichkeit sein. Denn wichtig ist, dass der bzw. die Neue sich von Anfang an zugehörig und eingebunden fühlt. Entsprechend ist es auch von großer Bedeutung, die Belegschaft über Neuankömmlinge zu informieren und sie positiv auf diese einzustimmen. Auch für das weitere Onboarding ist die soziale und kulturelle Integration des neuen Mitarbeitenden wesentlich; eine fachliche Einarbeitung alleine reicht nicht aus! Darauf macht Colin Roth aufmerksam, der am Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg zum Thema forscht und gemeinsam mit Prof. Dr. Klaus Moser und weiteren Kollegen das Buch „Onboarding – Neue Mitarbeiter integrieren“ herausgebracht hat. „Damit der neue Mitarbeitende sich erst einmal im Unternehmen orientieren kann, ist es sinnvoll, ihm bzw. ihr in den ersten Wochen über Infoveranstaltungen und andere Kanäle zunächst eher breites Wissen über das Unternehmen zu vermitteln“, so Roth.

Patenprogramm sinnvoll

Für die soziale und kulturelle Integration hat sich zudem ein Patenprogramm bewährt: Ein Mitarbeiter – in der Regel aus dem eigenen Team – wird dem Neuen an die Seite gestellt, weist ihn in die Unternehmensstrukturen und - prozesse ein, ist Ansprechpartner für Fragen und Probleme. Achten Sie aber darauf, einen Paten zu wählen, der sich wirklich mit Ihrem Betrieb identifiziert! Laut Roth ist es außerdem sinnvoll, den Paten richtig auf seine Rolle vorzubereiten. Zudem sollten Möglichkeiten geschaffen werden, damit sich die Paten regelmäßig austauschen können: „So können sie Probleme bei der Integration neuer Mitarbeiter identifizieren und gemeinsam nach Lösungen suchen.“

Regelmäßiges Feedback

Regelmäßiges Feedback ist insgesamt eine wichtige Komponente beim Onboarding-Prozess. Mit entsprechender Rückmeldung aus der gelebten Praxis lässt sich die Einarbeitung sowie Integration von neuen Mitarbeitern von Mal zu Mal verbessern. Hinzu kommt: Indem der Mitarbeiter die Einarbeitung seinerseits bewerten und auch Kritik äußern kann, fühlt er sich in der Regel wertgeschätzt. Strukturierte Gespräche mit der Personalabteilung oder der Führungskraft sollten in einem Onboarding-Plan somit auf jeden Fall vorgesehen sein. Nach Meinung Roths ist es sinnvoll, zusätzlich monatliche „Check Ins“ einzuplanen. Gemeint sind informelle Gespräche, bei denen die Führungskraft den Status quo des Mitarbeiters sowie die gegenseitige Erwartungshaltung anspricht. „So kann die Führungskraft zu dem Mitarbeiter während der Ankommensphase eine gute Bindung aufbauen. Das ist enorm wichtig, denn der Vorgesetzte spielt auf jeden Fall eine Schlüsselrolle für ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter“, ist der HR-Experte überzeugt. Petra Walther | redaktion@regiomanager.de

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Ausgabe 06/2020